Luisa Jaskulke

Als Existenzgründer das erste Büro finden – Wie Du die richtige Entscheidung triffst!

Die meisten aktuellen und bekannten Start-ups in Deutschland sind vorwiegend im Bereich von IT- und Dienstleistungsbereich aktiv. Was darauf hindeutet, dass das Büro derzeit wohl einer nachgefragtesten Standorte für Neugründungen ist.

Im folgenden Artikel möchte ich Dir erklären, zwischen welchen Möglichkeiten Du bei der Suche nach dem eigenen Büro wählen kannst, was Du bei der Auswahl beachten solltest und wie Du anschließend das für Dich ideale Büro findest.

Mache Dir klar welche Bedürfnisse dein Büro erfüllen sollte

Damit Du dein richtiges Büro findest musst Du vor allem erst einmal wissen was Du brauchst. Vor allem Platz und Standort sind hier wichtig, aber natürlich spielt auch der Preis eine Rolle.

Entscheidend für deine spätere Wahl sollten vor allem deinen eigenen Vorstellungen zur Größe, Lage und Preis des Büros sein. Frage dich also folgendes:

• Für wie viele Mitarbeiter muss ein Büroplatz gefunden werden?
• Welcher Standort ist der richtige?
• Welches Budget ist vorhanden für die Einrichtung und den Betrieb des Büros?
• Werden im Büro auch Kunden empfangen?
• Wird im Büro überdurchschnittlich viel Platz benötigt durch z.B. Arbeitsgeräte und Aufbewahrung von Dokumenten?

Was den Preis, bzw. die Miete, betrifft, solltest Du jedoch auf keinen Fall an der falschen Ecke sparen. Im Zweifelsfall kann es z.B. oft ratsamer sein einen Kredit aufzunehmen um erst einmal ein eigenes Büro zu mieten, statt die Kunden in einer völlig unaufgeräumten Wohnung zu empfangen.

 

Den richtigen Bürotyp finden

Grundsätzlich gibt es verschiedene Möglichkeiten einen Bürostandort für dein Unternehmen zu finden. Im Folgenden möchte ich Dir die gängigsten Modelle und Optionen näher erläutern. Detailliertere Informationen zu den einzelnen Modellen findest Du dann nochmal in den jeweiligen Links.

Variante 1: Das "Homeoffice"

Das Homeoffice ist sozusagen der „Klassiker“ für Neugründungen. Hierbei wird quasi deine eigene Wohnung (oder zumindest ein Teil) zum Unternehmenssitz umfunktioniert. Die größten Vorteile der Homeoffices bilden ganz klar die einfache Inbetriebnahme und die meist recht gering-ausfallenden Kosten für Einrichtung und Betrieb.

Der größte Nachteil besteht darin, dass Homeoffices oft nicht gut geeignet sind um Kunden zu empfangen, zumal Du dafür auch die Einwilligung deines Vermieters brauchst. Außerdem besteht im Home-Office natürlich so gut wie gar kein Potenzial zum Wachstum, hierfür muss dann später häufig doch wieder auf externe Büros zurückgegriffen werden.

Variante 2: Der Coworking-Space

Der Coworking-Space ist im Grunde die naheliegendste Alternative zum Homeoffice und ist dementsprechend vor allem für Einzelunternehmer geeignet. Grundsätzlich ist diese Variante allerdings auch für kleinere Teams geeignet. Der Vorteil des Coworking-Spaces liegt vor allem im Preis, darüber hinaus können im Coworking-Space aber auch einfach Beziehungen zu anderen Gründern und Selbständigen geknüpft werden.

Fast jede größere Stadt besitzt mittlerweile einen oder mehrere Coworking Spaces  und immer mehr Menschen entscheiden sich für diese relativ neue Form des Bürolebens. Gerade für Gründer und Personen, die am Anfang ihres beruflichen Erfolges stehen, kann ein Coworking Space die perfekte Lösung sein.

Damit Du jedoch bestmöglich informiert bist, um zu wissen, ob ein Coworking Space auch für Dich die perfekte Lösung ist, habe ich diesen Artikel verfasst. Du findest im Folgenden also: verschiedenste Informationen rund um das Thema Coworking Space; die jeweiligen Vor- und Nachteile; eine Einschätzung im Vergleich zum Home Office und einem eigenen Büro sowie spannende Zahlen zu den ungebrochen angesagten Trendbüros!

Was ist ein Coworking Space?

Der Mensch ist ein soziales Wesen und als solches tut ihm die Isolation häufig nicht gut. Unter anderem aus diesem Grund ist für viele Menschen das Coworking (das gemeinsame Arbeiten) so anziehend und um dieses Bedürfnis zu befriedigen, gibt es mittlerweile vielerorts Spaces (Orte/Räumlichkeiten).

Ein Coworking Space ist also ein Ort an dem Menschen gemeinsam arbeiten, die eigentlich nicht gemeinsam an einem Ort arbeiten würden z. B. weil sie ein Ein-Mann(Frau)-Unternehmen sind. Ein Coworking Space bewegt sich also irgendwo zwischen Home Office und einem eigens angemieteten Büro, hinzukommend jedoch mit einem ordentlichen Spritzer sozialer Interaktion. Er ist darüber hinaus meist auf Freiheit hin konzipiert: Offenheit in Bezug auf Räume, Ideen und Menschen.

Ursprünglich stammt dieses Bürokonzept, wie hätte man es auch anders erwarten sollen, aus den USA, genauer gesagt aus dem Silicon Valley. Die jungen wilden waren auf der Suche nach einer Form des Arbeitsplatzes, welche ihren Ansprüchen gerecht wird und weil sie dergleichen nicht fanden, gründeten sie die ersten Coworking Spaces.

Es ging darum ein Arbeitsumfeld zu schaffen, bei dem man an seinen eigenen Projekten arbeiten kann und zugleich nicht auf sich allein gestellt ist bzw. sein Dasein nicht im stillen Kämmerlein fristet. Somit sind auch noch heute die primären Nutzer von Coworking Spaces: Kreative, StartUps, Freelancer und Macher.

Wie sind Coworking Spaces aufgebaut?

Coworking Spaces sind Gemeinschaftsbüros, die in den verschiedensten Formen auftreten können. Die Räumlichkeiten reichen von großen Büroräumen, stillgelegten Industrieeinrichtungen (z. B. alte Fabrikhallen), über ganze Etagen, bis hin zu kompletten Häusern und prinzipiell kann nahezu jeder Ort in eine solche Arbeitsstätte verwandelt werden.

Ihr gesetztes Ziel ist es gegen Geld die Infrastruktur für ein produktives Arbeitsumfeld entstehen zu lassen. Es gibt in der Regel Gemeinschaftsbüros, in denen mehrere Mieter in einem Raum arbeiten und meist jeder über einen eigenen Schreibtisch verfügt bzw. seinen eigenen Arbeitsplatz hat (dieser kann jedoch bei manchen Anbietern von Tag zu Tag wechseln). Darüber hinaus gibt es eigentlich immer so etwas wie Seminarräume oder Beratungs-/Meetingräume, welche je nach Anbieter im Preis inklusive sind oder extra angemietet werden können. Häufig trifft man weiterhin auf Gemeinschaftsräume wie Küchen und Chill-Out-Areas etc.

Des Weiteren besitzen eigentlich alle Coworking Spaces sanitäre Anlagen und schnelles WLAN, weil es häufig Internetaffine Menschen sind, die von diesen alternativen Arbeitsformen angezogen werden. Hinzukommend sind nicht selten Arbeitsgeräte wie Drucker/Scanner etc. im Preis inkludiert. Die teils stark variierende Ausstattung und die im Preis enthaltenen Nutzungsrechte sowie die Lage der Örtlichkeiten oder die Größe des Arbeitsbereiches sind einige Gründe dafür, dass es zwischen verschiedenen Spaces zu erheblichen Preisunterschieden kommen kann. Es gilt also darauf zu achten, einen für sich passenden und vom Preis angemessenen Coworking Space zu finden, wenn man sich denn für diese Arbeitsform entscheidet.

Zusammenfassend kann man also sagen, dass einem durch die jeweiligen Coworking Spaces nahezu die gesamte benötigte Infrastruktur für einen vielversprechenden Arbeitsplatz zur Verfügung gestellt wird.

Was macht Coworking Spaces so interessant? – Die Vorteile

Was bringt Menschen freiwillig dazu in Büros zu ziehen, welche auf den ersten Blick mehr Lautstärke und Ablenkung für sie bereithalten, als möglicherweise gut für sie? Schauen wir uns dafür doch einmal die häufig von Nutzern angegebenen Vorteile des Coworking Space an:

• Flexibilität: Durch die Vertragsvielfalt und –modelle besteht für die Kunden/Mieter der Coworking Spaces maximale Flexibilität. Es werden in der Regel eigentlich immer Tages- oder Monatsangebote angeboten (häufig sind auch stündliche, wöchentliche oder Quartals-Anmietungen möglich). Dadurch kannst Du unnötige Ausgaben für Anmietungen minimieren und zahlst so in der Regel nur was Du wirklich auch „abwohnst“. (Manche Anbieter bieten auch die Möglichkeit an, sich z. B. 10er Karten zuzulegen und so zu einem Fixpreis 10 Tage seiner Wahl nach Gutdünken vor Ort nach eigenen Wünschen und somit maximal flexibel zu arbeiten). So kann man auch ganz nach bestehenden Vorlieben, eine bunte Mischung aus Home Office und Coworking Space anstreben, was die Kosten noch geringer hält und gleichzeitig viele Vorteile des Coworking Space mit sich bringt.
• Synnergieeffekte: in Coworking Spaces treffen Menschen aufeinander, die sonst vermutlich nie auf diese Weise aufeinandergetroffen wären und so können sie miteinander Ideen entwickeln, sich gegenseitig unterstützen etc. Das Ziel ist es gegenseitig voneinander zu profitieren, zu lernen, sich auszutauschen, schlichtweg Synergieeffekte entstehen zu lassen.
• Infrastruktur: Dir wird vergleichsweise kostengünstig eine Infrastruktur für Deinen Arbeitsplatz zur Verfügung gestellt, welcher auch sofort bezogen werden kann. Du musst nicht all die Dinge, welche man für ein Büro benötigt, selbst kaufen, sondern mietest sie praktischerweise mit dem Raum gleich mit.
• Soziale Interaktion 1: Ein weiterer positiver Aspekt dieser Bürostruktur ist die hervorragende Ausgangsbedingung für erfolgreiches Networking, das Knüpfen von Geschäftskontakten und das Entstehen sowie das Realisieren von gemeinsamen Projekten.
• Sozialer Interaktion 2: Für alle Menschen, die nicht in einem eigenen Büro alleine oder alleine zu Hause arbeiten wollen, ist der Coworking Space die ideale Alternative. Es tut ganz einfach vielen Leuten gut, sich auch während ihrer Arbeitszeit hier und da mit anderen austauschen zu können und dies auch, wenn es sich nur um ein wenig Smalltalk handelt. So fällt einem die Decke bei Weitem nicht so schnell auf den Kopf am Arbeitsplatz.
• Mietkosten: Die Mietkosten sind vergleichsweise niedrig. Dies führt dazu, dass es gerade für Berufseinsteiger eine kostengünstige Möglichkeit darstellt, einen produktiven Arbeitsplatz zu beziehen.
• Geschäftsadresse: Gegen einen kleinen Aufpreis lässt sich in der Regel eine Geschäftsadresse samt Briefkasten/Postfach und Festnetzanschluss einrichten.

Die Nachteile des Coworking Space

Was sind die bestehenden Nachteile eines Coworking Spaces?

• Der größte Nachteil (der für viele jedoch der eigentliche Vorteil ist) ist die soziale Komponente einer solchen Bürolösung. Du musst Dir im Klaren darüber sein, dass Du keine wirklichen Rückzugsorte an am Arbeitsplatz haben wirst und wirkliche Ruhe möglicherweise kaum zu haben ist.
• Die möglicherweise bestehende Unsicherheit Deiner Daten könnte ein Problem darstellen, da viele Menschen zu dem Büro Zugang haben und deswegen ein gesundes Maß an Vorsicht vorhanden sein sollte.

Coworking Space vs. Home Office vs. ein eigenes Büro

Es ist eine gar nicht so leicht zu beantwortende Frage, ob Du in einen Coworking Space einziehen solltest, vielleicht doch lieber in ein eigenes Büro, oder gar ausschließlich auf ein Home Office setzen solltest. Letztendlich hängt es sowohl von Deinen Präferenzen als auch von Deinem Budget ab, was für Dich infrage kommt.

Coworking Space oder Home Office?

Wenn du Dir finanziell einen Auszug aus oder einen Verzicht auf das Home Office leisten kannst, solltest Du überlegen ob das Home Office das richtig für Dich ist. Einen spannenden Artikel zum Home Office findest du hier. Grundsätzlich sind die Stärken des Coworking Spaces im Vergleich zum Home Office: Networking, Ideenaustausch, sozialer Kontakt, Berufliches und Privates (Berufliches und Freizeit) lassen sich leichter trennen. Das Home Office kann dagegen durch kurze Wege punkten sowie durch die Kostenersparnis.

Coworking Space oder eigenes Büro?

Bei diesen beiden Optionen spricht für den Coworking Space: die soziale Interaktion (Ideen, Networking, sozialer Austausch, gemeinsame Projekte etc.), die wesentlich niedrigeren Kosten (Mietkosten, Anschaffungskosten für Bürobedarf wie z. B. Drucker etc.), die höhere Flexibilität (keine langen Mietverträge), die Möglichkeit sofort anzufangen und nicht erst sich um Räume + Einrichtung etc. kümmern zu müssen. Die Vorteil eines eigenen Büros liegen dagegen darin, dass: du völlig ungestört arbeiten kannst, deine Daten sicherer sind, individuellere Anpassungsmöglichkeiten und vermutlich mehr Platz vorhanden sind + eine möglicherweise leichtere Handhabung von Kundengesprächen.

Worauf solltest Du bei der Wahl Deines Coworking Spaces achten?

Im Folgenden habe ich für Dich einen kleinen Frageleitfaden, der Dir hilft, den richtigen Coworking Space zu finden.

• Ist ein Coworking Space wirklich das Richtige für mich? (im Zweifelsfall solltest Du Dich einmal versuchsweise langsam herantasten z. B. durch eine Probierwoche)
• Sind die Öffnungszeiten/Zugangszeiten für mich praktikabel? (viele Spaces bieten ihren Kunden 24/7 Zugangsberechtigungen an)
• Wie sind die Angebote strukturiert? Muss ich für (Zusatz-)Leistungen, welche ich auf jeden Fall häufig nutzen werde, zu hohe Preise zahlen?
• Bin ich mit dem Arbeitsplatzkonzept einverstanden? (Feste Arbeitsplätze vs. Rotation etc.)
• Passt die Community der betreffenden Location zu mir bzw. ich zu ihr?
• Genügt die Ausstattung der Anlage meinen Ansprüchen?
• Stimmt das Preisleistungsverhältnis oder bekomme ich vielleicht etwas Passenderes für das Gleiche Geld in meiner Stadt?
• Passt das Arbeitsumfeld des präferierten Anbieters insgesamt und was sagt mein Bauchgefühl?

Wissenswertes über Coworking Spaces

• Deutschland ist in Europa die führende Nation in Bezug auf Coworking Spaces pro Land
• Weltweit arbeiten mittlerweile mehr als eine Millionen Menschen in Coworking Spaces und in Deutschland nach Schätzungen ca. 14 000.
• Die Zahl der Coworking Spaces alleine in Deutschland beträgt über 300
• Wenn du auf der Suche nach einem passenden Coworking Space bist, dann schau einfach einmal in deiner Stadt unter coworking.de nach. Dort findest du eine Karte in der deutsche Coworking Spaces verzeichnet sind sowie eine nützliche Suchfunktion.
• Der Trend hin zu Coworking Spaces ist nach wie vor ungebrochen, dies hängt auch mit einer Verdopplung der Selbständigen (innerhalb der letzten 20 Jahre) in Deutschland zusammen – mittlerweile über 1,3 Millionen.

Variante 3: Das Zeit-Büro

Das Büro auf Zeit ist eine sehr spezielle Bürovariante und kann vor allem ergänzend zum Home-Office oder auch zum digitalen Büro verwendet werden. Das Zeit-Büro kann für einzelne Tage oder sogar stundenweise quasi „angemietet“ werden um z.B. Kunden zu empfangen, Meetings abzuhalten oder auch Schulungen durchzuführen. Es ist quasi ein ideales Modell zur eher kurzfristigen, räumlichen Improvisation.

Der Nachteil liegt natürlich auf der Hand: Die Kosten eines Zeit-Büros verhalten sich im Vergleich zu fest-angemieteten Büros (in Bezug auf die Kosten) ähnlich wie Hotels im Vergleich zu Mietswohnungen. Das einmalige Mieten ist also günstiger als das Bezahlen eines vollen Monats beim „Miet-Büro“, aber auf den einzelnen Tag runter gerechnet ist ein eigenes fest-angemietetes Büro wesentlich kostengünstiger.

Tipp: Zeit-Büros findest du oft dort, wo auch Coworking-Space-Angebote oder Seminarräume angeboten werden.

Variante 4: Eigene Büroräume mieten oder kaufen

Eigene Büroräume sind vor allem dann sinnvoll, wenn das eigene Geschäft bereits recht zuverlässig läuft. Ansonsten sind sie nur empfehlenswert, wenn Du auf den „Umweg“, über das Homeoffice oder den Co-Working-Space, unbedingt verzichten willst. Dies kann vor allem dann sinnvoll sein, wenn Du im Büro auch Kunden empfängst oder von Anfang an mit Kollegen, bzw. Angestellten, arbeitest.

Tipp: Auch kleine, einzelne Mietbüros für Einzelunternehmer werden häufiger angeboten als man meint. In größeren Städten existieren z.B. häufig Gründerzentren die sich genau auf dieses Angebot spezialisiert haben. Aber auch Anbieter anderer Büro-Modelle (Zeit-Büros oder Coworking-Spaces z.B.) bieten häufig Miet-Büros an.

Variante 5: Ein eigenes Großraumbüro aufbauen

Wenn Du gar nicht erst klein anfangen willst und zudem noch über Kapital zum Investieren verfügst, ist vielleicht sogar ein Großraumbüro genau das Richtige für Dich. Hier kann von Anfang an mit mehreren Leuten gearbeitet werden und es besteht genügend Platz zum Wachsen. Die einzigen Nachteile bestehen möglicherweise in einer störenden Akustik und wenig Privatsphäre.

Ist das Großraumbüro allerdings erst einmal mit genügend Mitarbeitern besetzt gibt es wohl kaum eine kostengünstigere Alternative, die gleichzeitig auch so effizient ist. Außerdem können viele der klassischen Nachteile des Großraumbüros mit modernen Konzepten wie dem „Open-Space-Büro“ ausgeglichen werden.

Worauf Du bei der Besichtigung achten solltest

Hast Du dich für einen Bürotyp entschieden, solltest Du bald anfangen nach mögliche Bürostandorten zu suchen und die für Dich interessanten Standorte besichtigen (zumindest, wenn Du Dich nicht für das Einrichten eines Home-Office entschieden hast).

Beachte unbedingt, dass Du für die Suche und die anschließenden Besichtigungen genug Zeit einplanst. Denn wie heißt es so schön? „Der frühe Vogel fängt den Wurm“. Mache keinen faulen Kompromisse, sondern gehe sicher, dass Du am Ende ein Büro hast, dass auch tatsächlich zu deinen Bedürfnissen passt.

Bei Besichtigungen solltest Du auch hier wieder auf die, schon weiter oben genannten, Punkte achten:

• Wie viel Platz wird für Arbeitsplätze, Arbeitsgeräte, Ablage und eventuelle Empfangsräume benötigt? Bietet das besichtigte Büro dahingehend mittelfristig genügend Platz?
• Muss und kann ich in dem Bürostandort auch Kunden empfangen?
• Ist der Standort günstig gelegen? 

Das eigene Büro – ein Fazit

• Mache dir bewusst was für Leistungen dein Büro erfüllen muss, vor allem hinsichtlich von Platz und Standort.
• Informiere Dich über die verschiedenen Büro-Modelle und bestimme deinen Favoriten.
• Informiere Dich über Büro-Angebote an deinem anvisierten Standort und vergleiche diese.
• Preise der verschiedenen Angebote, so kannst Du dann am Ende aus verschiedenen Angeboten das für Dich ideale auswählen.

 

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by Luisa Jaskulke