Projektmanagement bei Webdesign-Projekten – Das passiert in jeder Projektphase

Du möchtest eine neue Website haben, hast aber keine Ahnung wie so ein Projekt in einer Werbeagentur abläuft? In meinem letzten Artikel konntest du bereits alles zum Thema Projektmanagement bei Webdesign-Projekten erfahren. Weiter gehts mit diesem Artikel über den Inhalt jeder einzelnen Projektphase bei Webdesign-Projekten.

Hier erfährst du, wie sich die einzelnen Phasen eines Projektes in einer Werbeagentur zusammensetzen und was diese beinhalten. Los geht’s!

Projektphasen

Natürlich laufen Projekte von Agentur zu Agentur unterschiedlich ab, an dieser Stelle möchte ich allerdings verschiedene Projektphasen vorstellen, die in unterschiedlichen Ausprägungen in jedem Unternehmen vorkommen:

Webdesign von der Stange? Nicht mit uns. Egal ob Relaunch einer aktuellen Seite oder eine komplett neue Website, jeder Kunde hat andere Ansprüche an seine Website, die nach den Bedürfnissen des Kunden und seiner Zielgruppe individuell gestaltet wird.

Aber was hat das mit Projektmanagement zu tun? Ganz einfach – um am Ende ein qualitativ hochwertiges Ergebnis zu erzielen, mit dem jeder zufrieden ist, bedarf es einer reibungslosen Durchführung des Webdesign-Projektes. Wie sich diese Projektphasen zusammensetzen, erfahrt ihr hier…

Projektphase 1 – Die Anfrage

Zu Beginn eines Webdesign-Projekts steht ein Kunde, welcher beispielsweise eine neue Website für sein Unternehmen haben möchte. Zunächst tauscht man sich bei einem Treffen über das neue Projekt aus und spricht bereits über das erste Gestaltungskonzept. Dies beinhaltet unter anderem:

• Wünsche und Vorgaben des Kunden
• Umfang des Projektes
• Corporate Design und Logo
• Farben und Typografie
• Gibt es Unterseiten, wenn ja wie viele?
• Gibt es bereits Bilder und Texte?

Bei diesem Treffen ist es wichtig stets die Zielgruppe im Auge zu behalten. Außerdem gilt es bei diesem Treffen auch die interne Realisierbarkeit und die betrieblichen Voraussetzungen insbesondere bezüglich der Notwendigkeit, Ressourcen und Finanzierung zu prüfen.

Für die Entwicklung der Projektidee bedarf es einer engen Zusammenarbeit zwischen Agentur und Kunden. Dazu gehört seitens der Agentur die Beratung des Kunden. Manche Ideen des Kunden sind nicht realistisch oder an der Zielgruppe vorbei geplant, die Aufgabe der Agentur ist es bei Bedarf diese Vorstellungen zu relativieren oder zu korrigieren.

Auf der anderen Seite muss der Kunde alle wichtigen Informationen zur Verfügung stellen und alle für das Projekt relevanten Fakten, Meinungen und Hintergründe mitteilen. In dieser Phase spielt die Kommunikation beider Parteien also eine ganz besondere Rolle, um das Projekt am Ende erfolgreich abschließen zu können.

Projektphase 2 – Das Lastenheft

Im Lastenheft hält der Kunde den Ist- und den Soll-Zustand des Projektes fest bzw. legt die groben Rahmenbedingungen des Projektes fest. Dazu gehören die Ziele, aber auch die Start- und Endtermine, der Umfang, besondere Funktionalitäten und technische Spezifikationen. Das Lastenhaft ist wichtig, um sicherzustellen, dass beide Seiten das Projekt auf einer gemeinsamen Basis beginnen.

Projektphase 3 – Das Angebot

Aufgrund des Lastenheftes kann die Agentur nun ein Angebot erstellen. Denn erst nachdem festgelegt wurde was umgesetzt werden soll, lässt sich dadurch ein Zeit- und Kostenplan definieren. An dieser Stelle muss der Kunde das Angebot nur noch schriftlich bestätigen und das Webdesign-Projekt kann beginnen!

Projektphase 4 – Das Pflichtenheft

Das Pflichtenheft ist das sogenannte Feinkonzept, was anders als das Lastenhaft von der Agenturseite zusammengestellt wird. Insbesondere bei größeren Projekten wird ein Pflichtenheft erstellt und enthält eine oft vertraglich bindende detaillierte Beschreibung der zu erbringenden Leistungen.

Projektphase 5 – Die Umsetzung

Nach der internen Planung und Konzeption beginnt nun im fünften Schritt der Projektphase die Umsetzung des Webdesign-Projektes. Die Aufgabe des Projektmanagements besteht in dieser Phase vor allem darin, eine regelmäßige IST- und SOLL-Analyse durchzuführen. Dieser Vergleich ist hilfreich um den Zeitplan einzuhalten und mögliche Probleme rechtzeitig aufzudecken.

Schon während der Umsetzungsphase holt der Projektmanager regelmäßiges Kundenfeedback ein, um die Kundenwünsche so exakt wie möglich umsetzen zu können.

Projektphase 6 – Endabnahme & Abschluss

Nach der Endabnahme erfolgt die Online-Stellung der Website, diese erfolgt (am Besten) zu dem zuvor festgelegten Wunschtermin.

Um ein Webdesign-Projekt erfolgreich zu machen bedarf es mehrerer Faktoren, die ich Euch im Folgenden kurz aufzählen möchte:

• Detaillierte Planung – dazu gehört auch eine genaue Kosten- und Zeitplanung.
• Kommunikation – Kommunikation ist der Schlüssel für eine erfolgreiche Zusammenarbeit zwischen Kunden und Agentur.
• Flexibilität – Bei Projekten entstehen immer Probleme man kann auch sagen „Kein Plan überlebt den ersten Kontakt mit der Realität“, wichtig ist, wie du auf diese Probleme reagierst und diese löst.
• Durchhaltevermögen – gerade bei größeren Projekten, welche sich über mehrere Wochen oder Monate hinziehen, ist es wichtig Ausdauer zu beweisen und kleinere Punkte nicht zu vernachlässigen, nur um fertig zum werden. Auch von der Seite des Kunden ist es wichtig, dass Website-Inhalte, Bilder etc. zeitnah geliefert werden, um das Projekt nicht weiter in die Länge zu ziehen.

In diesem Artikel hast du alles über die einzelnen Phasen bei Webdesign-Projekten erfahren und weißt nun was in jeder dieser Abschnitte passiert. Um ein Projekt erfolgreich abschließen zu können müssen Kunden und Agentur gut miteinander kommunizieren  und Wünsche und Probleme so früh wie möglich ansprechen.