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Unternehmensziele überprüfen – Die Soll-Ist-Analyse & Management by Objectives

Im folgenden Artikel will ich dir erklären, wie Du nach der Festlegung deiner Ziele Du diese, auch im Nachhinein, überprüfen kannst. Außerdem stelle ich dir ein nützliches Werkzeug zur laufenden Überprüfung deiner Ziele vor: Die Soll-Ist-Analyse und erläutere dir Management by Objectives. Denn welchen Wert bieten schon Ziele, wenn man am Ende nicht einmal genau weiß ob man diese erreicht hat...

Autor Christoph Gärtner
von Christoph Gärtner
02. September 2017

Im folgenden Artikel will ich dir erklären, wie Du nach der Festlegung deiner Ziele Du diese, auch im Nachhinein, überprüfen kannst.

Außerdem stelle ich dir ein nützliches Werkzeug zur laufenden Überprüfung deiner Ziele vor: Die Soll-Ist-Analyse und erläutere dir Management by Objectives. Denn welchen Wert bieten schon Ziele, wenn man am Ende nicht einmal genau weiß ob man diese erreicht hat?

Soll-Ist-Analyse

Dies teilt sich im Wesentlichen in folgende Phasen auf (der Übersicht halber hier ein leicht verkürztes Modell):

  1. Definition und Analyse (Zielsetzung)
  2. Ist-Analyse
  3. Ist-Kritik
  4. Sollanalyse – Lösungsentwurf
  5. Sollkonzeption – Lösungsbewertung und -auswahl
  6. Umsetzung der Ziele
  7. Evaluierung und Bewertung

Definition und Analyse

Zuerst gilt es alle Daten zu sammeln die dir zur Verfügung stehen und diese zu erfassen. Hierbei gilt es die momentane Situation deines Unternehmens oder Projektes für Dich messbar zu machen. Messbare und terminierbare Werte sind dabei z.B.: Gewinn, Umsatz, Marktvolumen, Marktanteil, Reichweite (der Social-Media-Kanäle oder der Homepage), Kundenanzahl, Fehlerquoten, Stornierungsquoten, Reklamationsanzahlen, sowie Qualität und Quantität von Produkten oder Dienstleistungen.

Schwierig festzulegende Werte sollten hier allerdings auch nicht unbedingt vernachlässigt werden. So gibt es zwar keinen wirklichen Nennwert für Kundenzufriedenheit, mit z.B. Umfragen lässt sich aber dennoch recht gut erfassen wie zufrieden die Kunden wirklich sind, vor allem wenn die Umfragen Werte liefern die später erneut erfasst und überprüft werden können.

Diese Werte werden erfasst und sollten als Grundlage für die möglichen Ziele (nach dem SMART-Modell) dienen.

Ist-Analyse

In der Ist-Analyse wertest Du die von Dir zusammengetragenen Daten aus. Hierbei ist es am einfachsten deine Daten zunächst in Relation zueinander setzen. Umsätze, Kosten und Gewinn sind beispielsweise Werte die man in Zusammenhang miteinander analysieren sollte. Als Hilfestellung können Dir hierbei auch Daten der Konkurrenz dienen, z.B. in dem Du ihre Umsätze oder Marktanteile mit deinen vergleichst.

Ist-Kritik

Bei der nun erfolgenden Ist-Kritik-Phase geht es darum deinen erarbeiteten Ist-Zustand konstruktiv zu kritisieren. Das Grundanliegen ist die die Aufdeckung von Optimierungspotential. Es geht hier weniger darum festzuhalten was schlecht ist, sondern viel mehr darum zu erfassen wo und in welchem Maße Verbesserungspotenzial besteht. Es hilft dir hier also wenig zu kritisieren, dass dein vier Wochen altes Startup noch kein Marktführer ist.

Realistischere Ansätze könnte hier z.B. sein, dass die Produktion nicht voll ausgelastet ist, die Produktion bereits überlastet ist oder wahlweise auch eine zu hohe Quote an Stornierungen/Reklamationen. Dein Augenmerk sollte also auch hier wieder darauf liegen, realistische, relevante, messbare und terminierbare Ziele auf Basis der Analyse anfertigen zu können.

Sollanalyse – Lösungsentwurf

In der Soll-Analyse legst Du im Grunde deine Ziele fest. Denn hier geht es darum der Ist-Analyse und der Ist-Kritik einen praktischen Gegenentwurf entgegenzusetzen. Wie kannst und willst Du dich verbessern? Hier geht es darum erstmals deine Ziele konkreter zu definieren und erste Lösungen zu entwerfen. Am besten entwickelst du mehrere Lösungsansätze und triffst anschließend (im nächsten Schritt) deine Auswahl.

Wenn deine Produktion z.B. völlig überlastet ist könnte ein Ziel sein, dass die Produktion mittelfristig nur noch auf 95% Auslastung arbeitet in dem Du neue Maschinen anschaffst oder neue Arbeiter einstellst.

An dieser Stelle solltest Du auch bedenken, dass das erfolgte Ziel in jedem Fall überprüfbar sein sollte. Wenn dein Ziel also z.B. die Steigerung der Kundenzufriedenheit sein sollte, solltest Du dir auch überlegen wie Du diese überprüfen kannst. In diesem Fall könntest Du z.B. schon während deiner Ist-Analyse die Daten erfasst haben.

Soll-Konzeption

Nun geht es darum die Strategie festgelegen mit dem Du deine Ziele (bzw. den „Soll-Zustand“) herstellen kannst. Auch hier gilt wieder: Je besser deine Ziele ausgearbeitet sind, desto besser auch deine Grundlage für die Strategie. Vergesse dabei nie was eine gute Strategie ausmacht: Sie ist keine einsame Einbahnstraße die Du abläufst. Eine gute Strategie geht viel mehr mehrere mögliche Wege um sicherzustellen, dass einer davon an das Ziel führt und natürlich sollte ein „Plan B“ nicht fehlen.

Wenn Du beispielsweise deine Produktivität steigern willst, setze nicht allein auf eine neue Produktionsanlage, sondern halte auch Ausschau nach Optimierungsbedarf in den bisherigen routinierten Produktionsverfahren oder überlege inwiefern z.B. auch Mitarbeiterschulungen bei der Zielerfüllung behilflich sein können.

Idealerweise hast du im vorherigen Schritt bereits mehrere Strategien entworfen und entscheidest dich nun für die die dir am besten geeignet erscheint.

Umsetzung der Ziele

Wenn deine grundsätzliche Strategie festgelegt ist, beginnt die Arbeit an der konkreten Umsetzung deiner Ziele. Allerdings solltest Du auch hier nichts überstürzen, sondern vielmehr mit einem konkreten Plan vorgehen. Diese sollte die einzelnen Schritte deiner Strategie beinhalten und diese zeitliche staffeln, außerdem solltest Du mindestens einen festen Termin anvisieren an dem Du deine Ziele überprüfen willst.

Nach Möglichkeit solltest Du aber noch während der Umsetzung deiner Strategie überprüfen ob deine bisherigen Schritte ihre angestrebte Leistung erfüllt haben, so kannst Du noch während der Umsetzung deiner Ziele auch schon erste Nachbesserungen und Kurskorrekturen vornehmen.

Evaluierung und Bewertung

Hast Du den von dir geplanten Termin zur Zielerfüllung erreicht, gilt es die Erfolge deiner Strategie und deren Umsetzung zu prüfen. Auch hier gilt wieder: Je besser das Ziel formuliert war, desto mehr Zeit sparst Du dir anschließend bei der Überprüfung der Selbigen.

Wenn dein Ziel z.B. eine Steigerung des Umsatzes um 2000€ war, genügt ein schon ein schneller Blick in deine aktuellen Umsätze zur Zielüberprüfung. Schwieriger wird es bei Zielen wie der Kundenzufriedenheit, da diese nicht buchführungspflichtig ist. Solche Werte solltest Du daher bereits in deiner Ist-Analyse auf eine Weise erfasst haben die reproduzierbar ist, wie in diesem Fall die bereits weiter oben genannten Kundenumfragen.

Ziele festlegen und erfüllen, kurz & knapp:

Eine Zielsetzung sollte unbedingt planvoll und strategisch geschehen. Die Anwendung des SMART-Modells (Ziele die Spezifisch, Messbar, Attraktiv, Realistisch und Terminiert sind) und eines Vorgehensmodells (z.B. V-Modell) ist in diesem Sinne absolut sinnvoll.

Ergebnisorientierung und Management by Objectives

Eine Kultur, die auf Ergebnisorientierung basiert, ermöglicht eins: Die Menschen müssen ihre Arbeit selbst verwalten! Die Menschen kennen ihre Ziele und den Zeitrahmen dafür und können selbst entscheiden, wie und wann sie ihre Arbeit machen. Die Herausforderung ist, die Aufgaben zu vervollständigen. Unternehmer sollten ihren Mitarbeitern daher nicht ständig über die Schultern schauen und sie kontrollieren. Die Mitarbeiter sollen ihre Aufgaben in der Zeit erledigen, die sie dafür brauchen, Hauptsache in einer bestimmten Zeitperiode. Dieses System nennt man Management-by-Objectives.

Das Unternehmen legt die Gesamtziele fest. Dann kann gemeinsam an der Erreichung der Ziele und der Ergebnisorientierung gearbeitet werden. Wenn die Mitarbeiter das Hauptziel kennen, sind sie motiviert, ihren Teil dazu beizutragen. Dann arbeitest Du mit den Leuten, um herauszufinden, was das richtige Maß für die Zielumsetzung ist. In Sales und Marketing hast Du beispielsweise eine Vielzahl an Maßstäben wie den Marktvorsprung, Abschlussquoten usw. Du solltest Messstäbe in einer kooperativen Art und Weise verwenden, damit sie sich für das Team wie ein Werkzeug zum Erfolg anfühlen.

Definiert gemeinsam die Ziele und versucht sie auch gemeinsam zu erreichen. Du sollst ihre Entscheidungen nicht in Frage stellen, aber du darfst nach den Ergebnissen fragen. Diese Achtung von Fähigkeiten anderer Menschen ist sehr bedeutend. Ziele und Deadlines werden gemeinsam festgelegt und dann werden die Menschen durch intrinsische Motivation geleitet. Sie wollen es für sich selbst machen, aber auch für ihr Unternehmen. Denn sie wissen, dass das Unternehmen dann erfolgreicher wird.

Unternehmensziele erreichen mit klarer Zielsetzung

Die Zielsetzung muss sehr klar sein. Die Mitarbeiter müssen ihre Rolle im System und ihren Job verstehen und wissen, wie sie ihn ausführen müssen.

Sobald die Mitarbeiter eine Aufgabe erledigt haben werden sie sich hinsetzen und prüfen, was sie getan haben. Als Folge der Ergebnisorientierung, versuchen sie sich ehrlich zu überprüfen. Aufsicht erfolgt daher in der Regel nur durch Coaching: Du gibst Hilfe bei der Festlegung von Zielen und dann ermutigst und unterstützt Du sie bei der Erreichung dieser Ziele. Es handelt sich also um eine kontinuierliche Lernumgebung. Du solltest die Mitarbeiter nicht gegenseitig miteinander vergleichen und prüfen, Du solltest die Unterschiede der Menschen schätzen.

Eine andere Folge der Ergebnisorientierung ist der Faktor Zeit, denn er spielt keine Rolle mehr. Was zählt, ist das du die Arbeit erledigt bekommst. Manchmal machen Mitarbeiter schon sehr früh Feierabend, manchmal arbeiten sie bis tief in die Nacht und am Wochenende – Je nachdem, wie lange sie für ihre Arbeit brauchen.

Das System wandelt sich: von einem stündlichen, vertragsbasiertem zu einem vertragsfreien System mit Ergebnisorientierung. In einer Unternehmenskultur, in der bekannt ist, dass Dinge geschätzt und belohnt werden, werden die Mitarbeiter sich selbst verwalten. Das ist menschliche Natur.

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