Im Jahr 2020 wurde Microsoft Office von 85 Prozent der deutschen Büromitarbeiter genutzt. Doch nicht alle verwendeten dasselbe Paket: Der Umfang der Software variiert abhängig vom ausgewählten Modell. Welche Ausführung ist für Ihr Unternehmen lohnenswert?
Abo oder Einmalkauf? Das unterscheidet Microsoft 365 und die Office-Pakete
Bis zum Jahr 2022 konnten Kunden noch Office 365 kaufen. Heute ist dieselbe Software unter dem Namen Microsoft 365 verfügbar. Es handelt sich um Microsofts Cloud-Lösung für die Office-Programme. Nutzer zahlen monatlich oder jährlich eine Abonnement-Gebühr. Im Gegenzug erhalten sie Sicherheitsupdates und stetige Aktualisierungen der Programme. Sie sind also immer auf dem neuesten Stand.
Wer Microsoft 365 abonnieren möchte, entscheidet sich für einen von mehreren “Plänen”. Diese sind jeweils auf bestimmte Bedürfnisse ausgerichtet – von Singles, Familien, kleinen Betrieben oder großen Konzernen. Jeder Plan enthält die Anwendungen Word, Excel und PowerPoint, weiterhin OneNote und Outlook. Nutzen können die Abonnenten die Software auf jedem Gerät vom Smartphone bis zum PC. Pro Benutzer stellt Microsoft mindestens einen Terabyte Cloud-Speicherplatz zur Verfügung.
Wer kein Abonnement abschließen möchte, kann einmalig eine Volllizenz für Microsoft Office kaufen. Häufig ist dies günstiger als die Cloud-Variante. Mit der Lizenz lassen sich Word, Excel, PowerPoint und Outlook auf einem Windows- oder Mac-Rechner installieren. Während eines bestimmten Gültigkeitszeitraumes wird die gewählte Office-Version stetig mit Sicherheitsupdates versorgt. Neue Funktionen gibt es jedoch nicht. Dafür müssen Kunden die neue Version installieren, zum Beispiel Office 2019 statt Office 2016.
Erwerb der Volllizenz: Welche Office-Version soll ich kaufen?
Die jüngsten Volllizenz-Versionen sind Office 2019 und Office 2021. Letzteres besitzt im Vergleich zu Office 2019 neue Funktionen wie beispielsweise die Kollaboration. Microsoft Teams ist in alle Anwendungen integriert, Nutzer können Office-Dokumente synchron bearbeiten.
Wer auf die Neuerungen in Office 2021 oder Office 2019 keinen Wert legt, kann mit einer älteren Version Geld sparen. Diese sind oft auch mit älteren Windows-Ausführungen kompatibel. So läuft Office 2016 beispielsweise auch auf Windows 7 oder 8, während alle Nachfolgeversionen von Office mindestens Windows 10 fordern.
Diese Pakete bietet Microsoft 365 für Unternehmen
Für viele Unternehmen zählt Microsoft 365 zu den unverzichtbaren Softwares. Doch welcher der Pläne ist für den Betriebsalltag am besten geeignet?
Das Einsteiger-Paket für geschäftliche Belange nennt sich Business Basic. Fällig werden im Jahresabonnement 5,60 Euro pro Konto und Monat. Dafür gibt es die wichtigsten Programme:
- Word für die Textverarbeitung,
- Excel für Tabellenkalkulationen,
- PowerPoint für Präsentationen,
- Teams für Videobesprechungen und Anrufe,
- Outlook für E-Mails (50 GB Speicherplatz und eine eigene E-Mail-Domain inklusive),
- die Speicher- und Transport-Softwares Exchange, OneDrive (1 TB Speicher inklusive) und SharePoint.
Business Basic kann nicht auf Desktop-Geräten installiert werden. Die Programme müssen also online oder auf einem mobilen Gerät genutzt werden. Wer darauf keinen Wert legt, ist mit dem Paket dennoch gut beraten. Interessant ist es vor allem für Freiberufler mit kleinem Budget und wenig Mitarbeitern.
Sollen die Office-Anwendungen auch auf Desktopgeräten installiert werden, empfiehlt sich das Paket Business Standard. Der Preis erhöht sich im Jahresabonnement auf 11,70 Euro pro Konto und Monat. Zu den bereits im Basic-Paket enthaltenen Anwendungen kommen die Programme Access und Publisher.
Für 20,60 Euro pro Konto und Monat gibt es das Paket Business Premium im Jahresabonnement. Im Vergleich zum Standard-Tarif legt das Premium-Modell mehr Wert auf Sicherheitsmaßnahmen. Dafür wurden die Dienste Intune und Azure Information Protection integriert. Business Premium richtet sich vornehmlich an kleine und mittelständische Unternehmen.
Mit den Ausführungen Enterprise E3 und Enterprise E5 stellt Microsoft Cloud-Lösungen für Großkonzerne bereit. Das Betriebssystem Windows 11 ist in allen Paketen inklusive. Die Office-Programme können im Browser genutzt oder pro Benutzer auf bis zu 15 Endgeräten installiert werden. Im Vergleich zu E3 bietet das E5-Paket deutlich mehr Compliance-Funktionen und VoIP-Features.
Fazit: Was ist das beste Microsoft-Office-Paket?
Zunächst müssen Unternehmen sich zwischen dem cloudbasierten Microsoft-365-Abo und dem Einmalkauf einer Office-Volllizenz entscheiden. Bei Ersterem muss anschließend der passende Plan gefunden werden, beispielsweise eines der Business- oder Enterprise-Pakete. Unter den Volllizenzen empfehlen sich Office 2019 oder Office 2021 als aktuellste und sicherste Versionen.
