Projektmanagement bei Webdesign-Projekten – so läuft es ab!

Ein Projekt ist eine einmalige komplexe Aufgabe, welche innerhalb eines festen Zeitrahmens mit mehreren Personen erledigt werden soll – das erfordert Projektmanagement. Dabei wird ein klares Ziel vorgegeben und dem Projekt sind gewisse (finanzielle und personelle) Rahmenbedingungen gesetzt.

In unserer Agentur beschäftigen wir uns jeden Tag mit unterschiedlichen Projekten und wie immer wenn mehrere Menschen zusammenarbeiten ist eine detaillierte Planung ein absolutes Muss. Denn Kunden, Entwickler, Redakteure und Designer müssen koordiniert werden, um das Projekt erfolgreich abschließen zu können. Dies gilt auch für Webdesign-Projekte, aus diesem Grund beziehe ich mich in diesem Artikel auf Projektmanagement bei Webdesign-Projekten.

Warum ist Projektmanagement bei Webdesign-Projekten von Bedeutung?

Kein Projekt ist wie das Andere, dies gilt auch bei Webdesign-Projekten, denn jedes dieser Projekte stellt unterschiedliche Anforderungen an die Vorbereitung und Umsetzung. Außerdem entwickelt sich die Online-Branche in einem ungeheurem Tempo, so kennt auch Webdesign keinen Stillstand. Ständig ist man Trends, neuen Entwicklungen, Techniken und Softwareversionen ausgesetzt. Um in diesem schnelllebigen Feld nicht den Überblick zu verlieren ist ein gutes Projektmanagement von besonderer Bedeutung.

Darüberhinaus ist es schwierig kreative Arbeiten zu standardisieren. Auch eine Automatisierung ist durch die Schnelligkeit der Entwicklungen und Trends nur begrenzt möglich, denn viele der Arbeiten müssen manuell und individuell ausgeführt werden.

Ein weiterer Punkt ist die Komplexität von Online-Projekten, denn diese müssen richtig eingeschätzt werden, sonst führt dies nicht nur zu Frustration beim Kunden, sondern auch beim eigenen Team. Die richtige Einschätzung kann durch eine genaue Absprache mit dem Kunden (Stichwort Lastenheft) erfolgen, woraus auch die Konzeption und die Planung entsteht.

Für die Technik wie auch für das Personal muss jede Agentur entscheiden: outsourcen oder selber machen? Können die vorhandenen Mitarbeiter die Website selbst umsetzen oder sollen die Arbeiten oder Teile davon outgesourct werden?

Projektmanagement – Das Projektdreieck

Wie in jedem Projekt kann man auch bei der Webkonzeption das magische Dreieck anwenden. Dieses besteht aus drei Variablen, die miteinander in Beziehung stehen und nach denen sich die gesamte Planung, Umsetzung und Ausrichtung des Projektes richtet.

Mann sollte diese drei Variablen möglichst in Balance halten. Wenn einer dieser drei Faktoren verändert wird, wirkt sich dies unmittelbare auf die beiden anderen Faktoren aus. Der Kunde möchte natürlich am liebsten alles: Topqualität, zu günstigen Preisen und möglichst schnell. Dies ist in der Praxis nicht umsetzbar, denn es wäre für den Webdesigner nicht rentabel.

Der Projektmanager sollte unbedingt die drei Faktoren des Projektdreiecks (Kosten, Qualität und Zeit) verinnerlichen. Nur dann kann das Projekt erfolgreich werden. Denn egal welche Entscheidungen er trifft, es wirkt sich fast immer auf eine dieser drei Dimensionen aus.

Die Aufgabe des Projektmanager liegt darin diese drei Faktoren im Auge zu behalten. Er muss alle Aufgaben und Informationen, sowie Beteiligte und Ressourcen koordinieren und die Qualität überprüfen. Zuvor müssen dies Inhalte dieser drei Variablen verbindlich festgelegt werden.

Kommt es im Projekt zu Veränderungen oder treten Probleme auf, ist es Aufgabe des Projektmanagers diese mit allen Beteiligten des Projektes und vor allem mit dem Auftraggeber abzustimmen und Prioritäten zu setzen. Dabei muss man die Auswirkungen auf den gesamten Verlauf des Projektes berücksichtigen und alle Änderungen klar kommunizieren.

Wie sich diese drei Variable beeinflussen, möchte ich Euch anhand einiger Beispiele demonstrieren:

Projektmanagement Beispiel 1:

Der Kunde wünscht sich mehr Design-Entwürfe und Korrekturrunden (dies kommt häufiger vor als man denkt, da sich viele Kunden intern nicht entscheiden können). Dies ist möglich, allerdings muss man dadurch die Variablen Zeit und Kosten anpassen.

Projektmanagement Beispiel 2:

Das Budget ist beinahe aufgebraucht, dennoch muss die Website fertiggestellt werden. Die kleineren Aufgaben würden noch ins Budget passen, diese genügen aber nicht den Ansprüchen des Auftraggebers. Hierbei entsteht ein Konflikt zwischen Kosten und Leistung.

Projektmanagement Beispiel 3:

Bei einer Website gibt es viele kleine Details, die je nach Zielgruppe verändert, ausgearbeitet oder angepasst werden können. Umso mehr Zeit in die vorherige Analyse reingesteckt wird, umso besser für das finale Ergebnis. Denn die Website wirkt so insgesamt stimmiger. Dafür ist allerdings auch viel Zeit notwendig. Hierbei entsteht ein klassischer Konflikt zwischen Zeit und Leistung.

Allerdings verursacht nicht jede Veränderung Mehrkosten oder einen größeren Zeitaufwand. Viele der kleineren Veränderungen können auch unter Kulanz laufen, dies hängt aber von der Größe und Dauer des Projektes, vom Kunden und vom Gesamtbudget ab.

Um besser auf Veränderungen oder Probleme reagieren zu können, sollte der Projektmanager vor Beginn in Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber eine Prioritätenliste ausarbeiten. Dabei sollte beispielsweise festgelegt werden, ob es wichtiger ist, dass das Projekt bis zu einem gewissen Zeitpunkt steht oder das alle Funktionen reibungslos funktionieren, bevor der eigentliche Launch erfolgt.

Um ein Webdesign-Projekt erfolgreich abzuschließen, setzt dies viele Fähigkeiten voraus. Der Projektmanager begleitet nicht nur den Kunden durch das Projekt, sondern ist auch für das interne Projektmanagement hinsichtlich der Kommunikation, Planung und Dokumentation zuständig.

Was benötigt ein Projektmanager für ein erfolgreiches Projektmanagement?

Neben dem Wissen über die eigene Branche ist ebenso das Wissen über das Unternehmen des Kunden erforderlich. Darüberhinaus kommen fachliche Grundkenntnisse und Kenntnisse der gestalterischen und technischen Umsetzung.

Auch für die Planung und Koordination ist der Projektmanager zuständig. Seine Aufgabe ist es alle Informationen zwischen Kunden, Entwicklern, Redakteuren und Designern zu koordinieren und bei Veränderungen Entscheidungen treffen und diese entsprechend auch im Hinblick auf die Ressourcen zu kommunizieren. Außerdem trägt er die Verantwortung über das Projektdreieck.

Auch die Dokumentation ist ein wichtiges Aufgabenfeld des Projektmanagers. Er sollte alle großen Schritte dokumentieren, um den Kunden über den aktuellen Stand des Projektes informieren zu können. Aber auch die Archivierung von Kontaktdaten und Zeitpläne sowie der Schriftverkehr mit dem Kunden sollte festgehalten werden.

Der Projektmanager kann auch für die Qualitätskontrolle zuständig sein oder diese zumindest koordinieren. Eine der wichtigsten Aufgaben ist jedoch die Kontrolle des Zeitplans, denn dieser sollte nicht nur realistisch aufgestellt sein, sondern auch eingehalten werden.

Um ein Projekt erfolgreich abschließen zu können bedarf es mehrerer Fähigkeiten. Schließlich muss man unterschiedliche Faktoren und Personen berücksichtigen und koordinieren. Hat man diese erst einmal verinnerlicht, lassen sich die Planung und Umsetzung beschleunigen.

Aus was sich die einzelnen Phasen eines Projektes in einer Werbeagentur zusammensetzen und was diese beinhalten, kannst du in meinem nächsten Blogbeitrag zu den Projektphasen lesen.