Home-Office – wie die Arbeit von zu Hause geht

Morgens vom Bett aus gemütlich die neuesten E-Mails lesen und danach im Schlafanzug mit dem Kaffee in der Hand schlaftrunken in das hauseigene Büro tapsen. Dafür aber eine schwierige Trennung von Arbeit und Privatem, keine Kollegen im Arbeitsalltag, sowie ständige Überstunden. So ungefähr stellen sich die meisten Leute die Arbeit im eigenen Home-Office vor. Allerdings ist diese Darstellung natürlich ziemlich stark verkürzt und wird dem Konzept des Home-Office in dieser Form einfach nicht gerecht.

Was ein Homeoffice eigentlich ist, worauf Du als Unternehmer achten solltest wenn Du dich dafür entscheidest, im Home-Office zu arbeiten oder sogar Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten zu lassen willst, erkläre ich Dir an dieser Stelle.

Was ist ein Home-Office und welche Vorteile bietet es?

Unter Home-Office versteht man im Grunde die Arbeit von zu Hause aus. Homeoffices sind sowohl für Angestellte, als auch für Selbstständige möglich. Dafür wird der Arbeitsplatz einfach im eigenen Heim eingerichtet. Mit einem Schreibtisch, PC, einem Telefon und einem Bürostuhl ist die grundlegende Einrichtung der meisten Heimbüros bereits erledigt. Aber die im Grunde recht einfache Einrichtung und Inbetriebnahme des Home-Offices ist lediglich ein Vorteil.

Ein weiterer Vorteil lieg eindeutig in der Zeitersparnis, da Du morgens den kürzesten Arbeitsweg hast den man sich überhaupt vorstellen kann. Gerade wer schon lange Erfahrung mit Staus und öffentlichen Verkehrsmitteln hat dürfte diesen Faktor wirklich wertschätzen.

Ein kürzerer Arbeitsweg bedeutet in der Regel natürlich auch weniger Kosten für dich und die Kostenersparnis macht wohl auch einen der wichtigsten Vorzüge der Home-Offices aus. Denn neben Kosten für die Anfahrt zum Arbeitsplatz werden auch Kosten bei Miete und Makler gespart. Diese Kosten entfallen für Dich beim Home-Office natürlich komplett. Es sei denn man legt sich z.B. extra eine größere Wohnung zu um ein Home-Office einzurichten. Aber selbst hier liegen die Kosten niedriger als für ein externes Büro. Insgesamt haben Existenzgründer die Möglichkeit, viele Kosten zu sparen, wenn Sie die Selbstständigkeit vom häuslichen Arbeitszimmer aus starten. Schließlich ist zumeist ein Tisch, ein Stuhl, ein Computer oder Laptop, ein Drucker, Stifte und Papier bereits vorhanden.

Aber leider gestaltet sich die Inbetriebnahme eines Home-Offices leider längst nicht so einfach wie man es sich vorstellen sollte. Denn wenn Du jetzt z.B. einfach dein Firmenschild an deiner Klingel anbringt, ohne deinen Vermieter vorab über die neue gewerbliche Nutzung zu informieren, kann sehr viel Ärger auf dich zu kommen. Das Gleiche gilt z.B. auch für Kunden die du zu Hause empfängst.

Eignet sich das Konzept „Homeoffice“ für dich?

Wenn Du dir noch nicht sicher bist ob ein Home-Office für dich tatsächlich geeignet ist dann stelle dir folgende Fragen:

• Ist dein zu Hause ein geeignetes Umfeld für deine Arbeit?
• Liegt dir die eigenständige Organisation und Aufgabenverwaltung?
• Kannst Du dir selbstständig Aufgaben suchen und diese alleine bearbeiten?
• Bist Du in der Lage deine Ressourcen komplett selbst zu managen?
• Kannst du deine Aufgaben selbst erfassen und nach Priorität sortieren und abarbeiten?
• Kannst Du dich auch für langweilige oder routinierte Aufgaben motivieren?
• Bist Du in der Lage dich ständig selbst zu kontrollieren?
• Hast Du wirklich alles zu Hause alles, was Du für deine Arbeit brauchst?

Kannst Du diese Fragen, mit gutem Gewissen, mit „Ja“ beantworten, dann bist du grundsätzlich ein geeigneter Kandidat für das Konzept „Home-Office“.

Vor- und Nachteile des Home-Offices für dich als Unternehmer

Im Folgenden habe ich dir noch einmal die wichtigsten Vor- und Nachteile des Home-Offices kompakt zusammengefasst. Auf Grundlage dieser Punkte solltest du abwägen können, ob ein Home-Office für dich geeignet, bzw. attraktiv ist.

Vorteile des Home-Offices für Unternehmer

• Der Arbeitsplatz in den eigenen vier Wänden ist vor allem eines: Kostengünstig. Zusätzliche Kosten für Miete, Makler usw. fallen nicht an.
• Dadurch das kein Arbeitsweg zurück gelegt werden muss spart man ebenfalls Geld und Zeit.
• Gerade für Nebengewerbe bietet sich ein Home-Office an, da man so, neben dem Hauptberuf, bequem von zu Hause sein eigenes Geschäft aufbauen kann
• Wer zu Hause arbeitet kann private und berufliche Aufgaben flexibel managen und abarbeiten.

Nachteile des Home-Offices für Unternehmer

• Trennung Arbeit/Freizeit: Ein Home-Office macht es schwieriger für dich, eine klare Grenze zwischen Arbeits- und Berufsleben zu ziehen. Als Gründer wird es Dir ohnehin des Öfteren schwer fallen eine klare Trennung zwischen Arbeit und Freizeit zu vollziehen, ist dann dein zu Hause aber auch gleichzeitig dein Arbeitsplatz, wird dieser Konflikt besonders verschärft.
• Ablenkung: Im eigenen Haus warten wesentlich mehr Ablenkungen auf dich. Um trotzdem deine Aufgaben zeitnah zu erledigen musst Du also eine schon eine überdurchschnittliche Portion Selbstdisziplin mitbringen.
• Ganz alleine: Heimarbeit bedeutet fast immer auch alleine zu arbeiten. Gerade am Anfang deiner Gründung kann der Austausch mit anderen aber sehr wertvoll sein. Vor allem wenn du mit Problemen bei der Unternehmensführung konfrontiert wirst.

Was Du beim Homeoffice beachten solltest

Wenn du dich für die Einrichtung eines Home-Office entschieden hast, sollte du zuerst prüfen ob dein Mietvertrag eine gewerbliche Nutzung deiner Wohnung überhaupt ermöglicht. Kontakt mit deinem Vermieter aufzunehmen ist aber in jedem Fall Pflicht. Denn der Vermieter muss in jedem Fall benachrichtigt werden, wenn Mieter ihre Wohnung für gewerbliche Zwecke nutzen wollen.

So lange deine gewerbliche Nutzung aber keine Nachteile für den Vermieter, bzw. die anderen Mieter erzeugt dürfte es hier keine Probleme geben. Solche Probleme können z.B. Lärm, wesentlich verstärktes „Kommen und Gehen“ innerhalb deiner eigenen 4-Wände oder aufkommende Parkplatzprobleme durch Kunden, Mitarbeiter oder Geschäftspartner sein.

Beachten solltest du in jedem Fall, dass eine Erlaubnis deines Vermieters kein „Freibrief“ ist. Eine Genehmigung für deinen Gewerbebetrieb im eigenen Haus ist eben nur eine Erlaubnis dieses als offiziellen Unternehmenssitz zu deklarieren. Alle Veränderungen an deiner Wohnung oder Ähnlichem sind weiterhin genehmigungspflichtig. Auch ist die Beschäftigung eines Mitarbeiters in deiner Wohnung genehmigungspflichtig. Verstößt du gegen Abmachungen mit dem Vermieter droht dir die im schlimmsten Fall die Kündigung deiner Wohnung. Eventuell hat dein Vermieter auch das Recht darauf einen Gewerbezuschlag von dir zu verlangen. Im Zweifelsfall solltest du dich also am besten von einem Anwalt beraten lassen.

Die Alternativen für Selbstständige: Co-Working-Space und Zeitbüros

Alternativen zum Home-Office bilden der sogenannte „Co-Working-Space“ und das Zeit-Büro. Diese gleichen einige Nachteile des Home-Office aus. Im Co-Working-Space musst Du nicht auf Gesellschaft verzichten, während das Zeit-Büro günstig und unverbindlich ist. Vor allem aber sind sie nicht ganz so kostenintensiv wie ein eigenes Büro. Aber es gibt auch einige weitere wichtige Vor- und Nachteile. Mehr dazu erfährst du „hier“.

Was ist bei der Home-Office-Arbeit der eigenen Angestellten zu beachten?

Eine ganz andere „Schublade“ ist das Anbieten von Home-Office-Arbeit für deine Mitarbeiter. Also die Möglichkeit, dass deine Mitarbeiter von zu Hause aus für dich arbeiten. Dies bietet sich ins besondere dann an, wenn du selbst im Home-Office arbeitest und Mitarbeiter benötigst, diese aber nicht bei dir beschäftigen kannst (weil dir z.B. die Genehmigung des Vermieters fehlt oder Du über nicht genügend Platz verfügst).

Hier bildet erneut der Kostenfaktor den wichtigsten Vorteil, denn auch hier sparst du unter anderem Mietkosten für die Arbeitsplätze deiner Mitarbeiter ein. Aber auch die Arbeitsgeräte (PC, Schreibtisch, usw.) müssen nicht mehr extra angeschafft werden, da die Mitarbeiter über solche in der Regel schon verfügen. Aber auch ein großer Teil der Betriebskosten fällt hier ebenfalls für dich weg, denn z.B. die Strom- und Wasserrechnung zahlen ja weiterhin deine Mitarbeiter selbst.

Deine Mitarbeiter können im Gegenzug dafür ihre Kosten für das Home-Office als „Werbungskosten“ in ihrer Steuererklärung geltend machen (bei Teilzeit-Homeoffice bis zu 1250 Euro jährlich, wenn das Homeoffice der Hauptarbeitsplatz ist aber unbegrenzt). Das gilt genau so übrigens auch für dich als Gründer.

Im Gegenteil zum Home-Office als Selbstständiger ist beim Arbeitnehmer keinerlei Genehmigung seitens des Vermieters notwendig um von zu Hause arbeiten zu dürfen, da es sich hierbei automatisch um eine vertragsgemäße Nutzung der Wohnung handelt. Was das Anbieten von Home-Office-Beschäftigung durchaus unkompliziert gestaltet. Allein wenn regelmäßig Kunden empfangen werden bedarf es wieder der Zustimmung des Vermieters.

Wenn Du einen Mitarbeiter auf Home-Office-Basis beschäftigen willst, solltest Du allerdings ein paar wichtige Fragen klären. Die wichtigsten davon habe ich Dir hier abschließend noch einmal aufgelistet:

• Wie gestalten sich die Arbeitszeiten des jeweiligen Mitarbeiter?
• Wie viele Urlaubstage hat der Home-Office-Mitarbeiter?
• Welche Arbeitstätigkeiten werden vom Mitarbeite im Homeoffice ausgeführt?
• Zu welchen Zeiten muss der Mitarbeiter für dich erreichbar sein?
• Wie werden wichtige Firmendaten und -dokumente im Homeoffice geschützt?
• Dürfen eventuelles Firmeninventar auch privat genutzt werden?
• Wie wird die Einhaltung von Arbeitsschutzgesetz und Bildschirmarbeitsverordnung im Homeoffice garantiert?

Vor- und Nachteile von Homeoffice-Mitarbeitern

An dieser will ich dir nochmals die Vor- und Nachteile des Home-Office auflisten, diesmal allerdings bezüglich der Beschäftigung von Mitarbeitern im Home-Office.

Vorteile von Homeoffice-Mitarbeiter

• Kostenersparnis: Auch bei Mitarbeitern die Home-Office arbeiten sparst Du Dir die Kosten für die Miete eines Büroraums. Außerdem sparst Du Dir eventuell auch noch einen großen Teil der Kosten für das notwenige Büroinventar.
• Kürzerer Arbeitsweg und Zeitersparnis: Die Wahrscheinlichkeit, dass dein Mitarbeiter zu spät zur Arbeit erscheint tendiert gegen Null, da er faktisch keinen Arbeitsweg hat.
• Weniger Krankschreibungen: Viele Angestellte fühlen sich bei Krankheit nicht in der Lage das Haus zu verlassen, sind aber durchaus noch in der Lage zu Hause zu arbeiten. Außerdem stecken kranke Homeoffice-Mitarbeiter keine Kollegen an.

Nachteile von Homeoffice-Mitarbeiter

• Daten sind weniger sicher: Im Home-Office eines Mitarbeiters sind sensible Daten meist genauso unsicher wie in denen von Gründern.
• Kommunikation: Die Kommunikation, sowie auch die Kontrolle der Mitarbeiter, sind bei Homeoffice-Konzepten deutlich eingeschränkt. Hierfür solltest Du seperate Strategien und Herangehensweisen entwickeln.
• Fehlende soziale Interaktion: Deine Mitarbeiter haben während deiner Arbeit in der Regel so gut wie keine soziale Interkation, was sich für diese frustrierend auswirken kann.

Fazit zu Homeoffice

Wer im Homeoffice arbeitet, oder arbeiten lassen will, sollte definitiv vorher überprüfen ob die angestrebte Nutzung überhaupt vertragsgemäß ist und gegebenenfalls seinen Vermieter kontaktieren. Bei Homeoffice-Mitarbeitern sollten zudem die Arbeitsbedingungen umfassend geklärt und abgesprochen werden. Außerdem sollten Homeoffice-Arbeiter bestimmte Eigenschaften wie z.B. Selbstdisziplin und organisatorisches Talent möglichst schon vorher mitbringen.

Wenn Du diese Ratschläge beherzigst, steht der Nutzung des Home-Offices, und damit einer enormen Kosten- und Zeitersparnis nichts mehr im Wege!