Die richtige Kommunikation ist nicht nur im beruflichen Kontext entscheidend, sondern spielt auch eine wichtige Rolle bei formellen Prozessen wie der Kündigung eines Vertrages oder eines Arbeitsverhältnisses. Ein gut formuliertes Kündigungsschreiben ist dabei das A und O, um Professionalität und Klarheit zu wahren. Aber wie schreibst du ein solches Dokument? Im Folgenden gebe wir Dir hilfreiche Tipps und beleuchten, wie Du ein Kündigungsschreiben verfassen kannst.
Warum ein gut strukturiertes Kündigungsschreiben wichtig ist
Ein Kündigungsschreiben ist mehr als nur ein formaler Akt. Es dient nicht nur dazu, Deinen Wunsch nach einer Vertragsauflösung mitzuteilen, sondern hinterlässt auch einen bleibenden Eindruck – sei es bei einem Arbeitgeber, einem Vertragspartner oder einem Dienstleister. Fehler oder Missverständnisse können hier zu unnötigen Komplikationen führen.
Die richtige Struktur für dein Kündigungsschreiben
- Kopfzeile und Adressangaben: Beginne mit Deinen Kontaktdaten sowie den Kontaktdaten des Empfängers. Dies sorgt für Klarheit und Nachvollziehbarkeit.
- Betreff: Wähle eine klare Betreffzeile wie z. B. „Kündigung meines Arbeitsvertrages“ oder „Kündigung des Vertrags [Vertragsnummer]“.
- Einleitung: Nenne den Grund für Dein Schreiben und das genaue Vertragsverhältnis, das Du kündigen möchtest.
- Hauptteil: Gib an, zu welchem Datum die Kündigung wirksam werden soll, und beziehe Dich dabei auf die vertraglich vereinbarte Kündigungsfrist.
- Abschluss: Schließe mit einer Höflichkeitsformel ab und unterschreibe das Schreiben handschriftlich, sofern dies erforderlich ist.
Hier findest Du eine ausführliche Anleitung, wie du ein Kündigungsschreiben verfassen kannst.
Kündigung in digitalen Zeiten: Worauf solltest du achten?
Mit der fortschreitenden Digitalisierung hat sich auch die Kommunikation gewandelt. Immer mehr Unternehmen bieten die Möglichkeit, Kündigungen online einzureichen. Egal ob als Brief oder digital, zum Erstellen der Kündigung kannst Du ein Textverarbeitungsprogramm wie Word von Microsoft Office nutzen.
Dennoch gilt: Auch bei einer digitalen Kündigung solltest Du die oben genannten Punkte beachten, um rechtlich auf der sicheren Seite zu sein. Zusätzlich ist es wichtig, Bestätigungen über den Eingang der Kündigung zu verlangen. Das verhindert Streitigkeiten über Fristen oder den Zugang der Kündigung.
Gestaltung: Mit klaren Design-Elementen punkten
Ein optisch ansprechendes Schreiben wirkt professionell und erleichtert dem Empfänger das Verständnis. Nutze klare Schriftarten, ausreichend Zeilenabstand und eine übersichtliche Struktur. Diese Prinzipien gelten übrigens auch für die Gestaltung von Webseiten oder Dokumenten.
Wann lohnt sich die Hilfe eines Profis?
In manchen Fällen kann es sinnvoll sein, einen Experten hinzuzuziehen, beispielsweise bei rechtlich komplizierten Kündigungen. Doch auch bei der Gestaltung von professionellen Dokumenten oder der Optimierung deiner digitalen Präsenz stehen Fachleute zur Verfügung.
Mit einem guten Kündigungsschreiben überzeugen
Ein Kündigungsschreiben mag auf den ersten Blick unspektakulär wirken, doch es bietet die Chance, Professionalität zu zeigen und klare Verhältnisse zu schaffen. Wenn Du Dich an die genannten Tipps hältst, bist Du bestens vorbereitet, um auch in schwierigen Situationen überzeugend aufzutreten. Nutze die Möglichkeiten moderner Kommunikation und setze auf eine durchdachte Gestaltung – online wie offline.
