Projektmanagement ist eine unverzichtbare Disziplin, die in nahezu allen Branchen und Unternehmensgrößen Anwendung findet. Es ermöglicht die effiziente Planung, Steuerung und Umsetzung von Projekten. Das umfasst beispielsweise die Einführung neuer Produkts, Softwareentwicklung oder die Organisation von Veranstaltungen. Für Einsteiger ist das Gebiet anfangs rasch überfordernd, doch mit einem fundierten Verständnis der grundlegenden Aufgaben, Methoden und Werkzeuge erreicht man rasch Effizienzgewinne im Unternehmen.
Was sind die Aufgaben des Projektmanagements?
Ob im Marketing oder der Produktentwicklung in der Industrie: Das Projektmanagement umfasst eine Vielzahl von Aufgaben, die darauf abzielen, Projekte erfolgreich zum Abschluss zu bringen. Dazu gehören:
Projektinitialisierung und -planung: In dieser Phase werden die Ziele, Anforderungen, Ressourcen und der Zeitplan des Projekts festgelegt. Ein detaillierter Projektplan dient als Leitfaden für den gesamten Verlauf.
Teammanagement: Die Auswahl der richtigen Teammitglieder und die Zuweisung von Aufgaben sind entscheidend für den Projekterfolg. Optimales Teammanagement sorgt für die effizienteste Ressourcennutzung.
Kommunikation und Stakeholdermanagement: Regelmäßige Kommunikation mit allen Beteiligten ist entscheidend, um sicherzustellen, dass alle auf dem gleichen Stand sind und die Erwartungen erfüllt werden.
Risikomanagement: Die Identifikation, Bewertung und das Management von Risiken sind wichtige Aufgaben im Projektmanagement. Dies hilft, unerwartete Probleme zu minimieren oder ihnen effektiv zu begegnen.
Überwachung und Controlling: Projektmanager überwachen das Fortschreiten des Projekts kontinuierlich und vergleichen die tatsächlichen Ergebnisse mit dem geplanten Verlauf. Bei Abweichungen müssen entsprechende Maßnahmen ergriffen werden.
Qualitätsmanagement: Die Sicherstellung der Qualität der Ergebnisse ist von großer Bedeutung. Hierbei müssen Standards festgelegt und überwacht werden.
Abschluss und Evaluation: Nach Abschluss des Projekts erfolgt die Prüfung, ob die Ziele erreicht wurden und welche Lektionen für zukünftige Projekte gelernt werden können.
Wichtige Modelle und Methoden
Es gibt eine Vielzahl von Modellen und Methoden im Projektmanagement, von denen einige besonders für Einsteiger relevant sind. Das “Wasserfallmodell” sieht vor, dass ein Projekt in klar definierte Phasen unterteilt wird, wobei jede Phase erst abgeschlossen wird, bevor die nächste beginnt. Im Gegensatz dazu durchläuft ein Projekt im “Agilen Projektmanagement” kurze iterative Schritte. Das ermöglicht eine schnellere Reaktion auf veränderliche Anforderungen und ist gut für Projekte mit hoher Unsicherheit geeignet. Eine weitere spezifische Methode des agilen Projektmanagements, bei der das Projekt in sogenannte Sprints unterteilt wird, ist das nach dem Gedränge im Rugby benannte “Scrum”. Jeder Sprint dauert eine festgelegte Zeit und endet mit einem präsentierbaren Inkrement.
Softwarelösungen für effizientes Projektmanagement
Eine der zentralen Funktionen moderner Projektmanagement-Software ist die Erstellung und Verwaltung von detaillierten Projektplänen. Diese stellen Aufgaben, Meilensteine und Abhängigkeiten übersichtlich dar. Daraus resultiert eine klare Strukturierung des Projekts und der Manager erhält mehr Kontrolle über den Fortschritt.
Des Weiteren ermöglicht Projektmanagement-Software eine effektive Ressourcenplanung. Teammitglieder können zugeordnet, ihre Verfügbarkeit überprüft und Engpässe vermieden werden.
Kollaboration wird durch gemeinsame Arbeitsbereiche und Kommunikationstools erleichtert. Teammitglieder arbeiten in Echtzeit zusammen, teilen Dokumente in der Cloud und tauschen sich über den aktuellen Stand aus.
Ein weiterer Vorteil ist die Möglichkeit zur Erstellung von aussagekräftigen Berichten und Dashboards. Projektleiter können den Fortschritt und den Status des Projekts auf einen Blick erfassen und bei Bedarf Anpassungen vornehmen.
Ausbildung und Weiterbildung
Für Einsteiger im Projektmanagement ist es ratsam, eine grundlegende Ausbildung oder Zertifizierung in Weiterbildung zu absolvieren. Hierzu bieten viele Institute Schulungen und Kurse an, wie etwa das Project Management Professional (PMP) Zertifikat des Project Management Institutes (PMI).
In Deutschland werden entsprechende Kurse auch von den TÜV-Akademien angeboten. Dabei stehen zahlreiche Ausbildungspfade zur Verfügung, damit angehende Projektmanager die Methoden erlernen, die für ihre Arbeitsumgebung am wirksamsten einsetzbar sind.
