Junge Unternehmen haben anfangs oft immer wieder mit den gleichen Problemen zu kämpfen. Bei den ersten Projekten z.B. verschätzen sich viele Unternehmer leider nur allzu oft. Dabei sind es eben gerade jene Projekte, die der Gründung zum Durchbruch verhelfen können. Abweichung von geplanten Terminen oder Qualitätsstandards zählen dabei quasi zu den “Klassikern” der Problemen.Diese Probleme kann man aber oft schon im voraus vermeiden, in dem von Anfang an in größeren Projekten grundsätzlich und kontinuierlich Projektmanagement betrieben wird, auch mit Hilfe einer Mindmap.

Im Projektmanagement erstellst Du eine spezifische Planung, die unter anderem deine Kosten-, Termin- und Zeit-Planung aufschlüsselt. Außerdem werden (gegebenenfalls) auch Absprache- und Abgabe-Terime mit den Kunden vorausgeplant.

Das Projektmanagement umfasst im Grunde alle möglichen Formen der Planung, Steuerung und Überprüfung bis zum eigentlichen Abschluss eines Projektes. Mithilfe von Projektmanagement-Methoden kannst Du deine projektinternen Prozesse übersichtlicher und zielführender gestalten und Dir gleichzeitig unnötige Zeitverluste ersparen. Ein reibungsloses und sorgfältiges Projektmanagement kann für den Erfolg deiner Existenzgründung also ausschlaggebend sein.

Was genau ist eigentlich Projektmanagement?

Beim Projektmanagement geht es vor allem um die systematische Koordination aller Prozesse, die während eines Projekts auf dein Unternehmen zukommen werden. Das Projekt wird dabei in separate, logisch-ergänzende Teile gegliedert. Auf dieser Basis wird ein planvolles und systematisches Vorgehen im Projekt ermöglicht. Dadurch wird die Planung und Überwachung einzelner Abläufe für Dich wesentlich einfacher.

Außerdem umfasst Projektmanagement die Führung und Koordination in sämtlichen Bereichen des Projekts, das heißt, die Definition, Planung, Steuerung und Erreichen der angestrebten Ziele. Durch professionelles Projektmanagement werden Projektorganisation und Teamarbeit gleichermaßen optimiert, sodass zielorientierte und effektive Arbeiten gefördert wird.

Falls Du an dieser Stelle immer noch daran zweifeln solltest, dass Projektmangement für Dich und dein Unternehmen sinnvoll ist, habe ich dir im nächsten Kapitel noch einmal alle Pros&Contras kurz aufgeführt.

Vorteile und Nachteile von Projektmanagement

Die Vor- und Nachteile von Projektmanagement lassen sich eigentlich recht schnell aufschlüsseln. Der größte Nachteil des Projektmangements liegt vor allem in der Zeit, die am Anfang des Projektmanagements, bzw. am Anfang des Projekts, aufgewendet werden muss. Der größte Vorteil liegt allerdings in der effektiven Zeit- und Kostenersparnis die sich dadurch am Ende von Projekten (und teilweise auch Prozessen) erst wirklich zeigen.

Allerdings bietet das Projektmanagement für Dich auch weitere attraktive Vorteile. Das planvolle Vorgehen kann nämlich auch für eine effektivere Kommunikation mit dem Auftraggeber, bzw. Kunden genutzt werden. So kannst Du Dir umfassende Anpassungen an die Kundenwünsche am eigentlichen Ende des Projekts ersparen. Außerdem kann zu jederzeit im Projekt überprüft werden ob das Projekt noch im Zeitplan liegt. Allerdings wird nicht nur die Kommunikation mit Kunden verbessert, sondern auch die interne Kommunikation im Unternehmen.

 

Projektmanagement Schritt-für-Schritt

Im Folgenden will ich Dir erklären, wie du in drei einfachen Schritten Projektmanagement innerhalb deiner unternehmensinternen Projekte praktisch anwenden kannst. Die Vorgehensweise habe ich für Dich so allgemein formuliert, dass sie sich im Grunde auf jedes beliebige Projekt innerhalb eines Startups übertragen lässt.

Schritt 1: Festlegen der Projektziele und des Teams

Am Anfang eines jedes Projekte steht die genaue Definition des Projektes und vor allem der Ziele des Projekts. Dabei gilt schon hier: Je genauer die Ziele definiert werden können, desto besser. Denn ohne die genauen Ziele des Projekts lässt sich auch schwer abschätzen welche Ressourcen aufgebracht werden müssen und wer für das Projekt in Frage kommt. Zum Festlegen von Zielen empfehle ich Dir das SMART-Prinzip.

An zweiter Stelle steht die provisorische Festlegung des Projektverantwortlichen. Das provisorische Team ist in diesem Fall notwendig um die weiteren Schritte im Projekt anzugehen. Dabei müssen sich alle Projektbeteiligten über die gemeinsamen Ziele Klaren sein, denn nur so könnt Ihr auch auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten.

Im besten Fall erstellt Ihr bereits in dieser Phase des Projekts einen Projektstrukturplan, auf den Ihr euch im weiteren Verlauf des Projektes beziehen könnt. Ein guter Projektstrukturplan bietet nämlich in der Regel den perfekten Projekt-Überblick, ohne dabei zu viele Details darzustellen.

Schritt 2: Definierung der Teilaufgaben und Zwischenziele

Wenn die grundlegende Projektdefinition abgeschlossen ist, müssen die jeweilige Teilbereiche und Teilaufgaben festgelegt werden. Das Projekt soll dabei, je nach Bedarf, logisch in Teilaufgaben und Teilziele gegliedert werden. Basierend darauf werden Zwischenziele definiert. Im Idealfall rede ich hier von Zielen, die aufeinander aufbauen. Das heißt z.B. das für das Erreichen des dritten s.g. „Meilenstein“ erst einmal der zweite Meilenstein erreicht werden muss.

Sinnvoll kann es aber auch sein, bei Kundenprojekten Zwischenziele so zu definieren, dass auch die Kommunikation mit dem Kunden von Dir berücksichtigt wird. So kann bei einem Webseitenprojekt z.B. das Zwischenziel „Design“ festgelegt werden, um den Kunden noch vor dem eigentlichen Abschluss des Projektes eine aussagekräftige Zwischenversion des Projektes präsentieren zu können. Das hat den Vorteil, dass gegebenenfalls noch während des Projektes Anpassungen, basierend auf den Wünschen des Kunden, stattfinden können.

Wichtig bei den Zwischenzielen: Beachte auch hier das SMART-Prinzip. Vor allem sollten aber alle Ziele im Projekt terminierbar sein. Bei der Definition der Zwischenziele solltest Du also auch provisorische Fertigstellungstermine festlegen.

Im Anschluss daran werden alle Aufgaben des Projekts auf die eingebundenen Mitarbeiter aufgeteilt. Hierbei kommt es insbesondere auf die Verteilung der Aufgaben nach dem jeweiligen Knowhow der Mitarbeiter an. Bei größeren Projekten oder Unternehmen kann es auch notwendig sein, innerhalb des Projektteams noch einmal projektinterne Teams zu bilden (z.B. Team der Programmierer, Team der Designer und Team der Texter). In jedem Fall sollte aber ein Projektleiter festgelegt werden, der die Ziel- und Terminerfüllung überprüft, Prioritäten zuweist und die reibungslose Zusammenarbeit zwischen den einzelnen Bereichen gewährleistet.

Speziell für diesen Teil der Planung lohnt es sich die angefertigte Planung professionell zu verschriftlichen, z.B. in einem Gantt-Diagramm.

Sind diese Planungs-Prozesse abgeschlossen, kannst Du mit der eigentlichen Projektarbeit beginnen.

Schritt 3: Das Management im Projektverlauf

Innerhalb des Projektes selbst muss natürlich die Ziel- und Terminerfüllung vom Projektleiter stetig überprüft werden (dabei kann es auch hilfreich sein sich mit Methoden der Qualitätssicherung auseinanderzusetzen). Denn beim Projektmanagement handelt es sich um einen dynamisch-ablaufenden Prozess. Das heißt für Dich: Mit der grundlegenden Planung ist das Projektmangement noch lange nicht abgeschlossen. Das Ende des Projektmanagement ist viel mehr identisch mit dem Ende des Projekt.

Werden Ziel-Termine nicht erreicht, kann es z.B. noch lohnenswert sein die Planung zu überarbeiten und die voraussichtlich spätere Abgabe dem Kunden mitzuteilen. Ist eine solche Entwicklung frühzeitig absehbar können auch eventuell noch Anpassungen vorgenommen werden um das Ziel dennoch rechtzeitig abzuschließen, in dem z.B. das Projektteam vergrößert wird oder die Prioritäten der Mitarbeiter neu zugewiesen werden.

Gedankenstrukturierung mit Mindmap – 6 Tipps zum Erstellen einer Mindmap

In den meisten Fällen begegnet einem das Thema „Mindmap erstellen“ zu allererst in der Schule, aber auch im Beruf kann dir das Erstellen einer Mindmap schon geholfen haben. Dementsprechend gehe ich davon aus, dass du weißt, wie eine Mindmap zu erstellen ist und wie du diese grundlegend aufbaust.
Falls nicht, sage ich es dir nochmal ganz grob, um ins Thema einzusteigen.

Der Ausgangsbegriff

Wie so oft bedarf das Erstellen einer Mindmap einer gewissen Vorbereitung. In dieser solltest du dir ein Blatt Papier schnappen, in dessen Mitte du entweder ein Bild zum Thema zeichnest oder ganz klassisch das Schlagwort zum Thema schreibst und umkreist, damit es sich als Anfang hervorhebt. Was du sonst noch brauchst? Stift(e)! Viele bunte Stifte helfen dir dabei, deine Mindmap zu optimieren, aber dazu später mehr.

Lass den Gedanken freien Lauf

Nun gehen von diesem Wort viele Linien ab, an dessen Ende du weitere Wörter schreibst. Die Mindmap erinnert so an den Querschnitt eines Baumes, dessen Stamm dein Hauptthema ist und die abgehenden Äste und Zweige die Nebenthemen und Gedanken ergeben. Betrachte das Ganze aus der Vogelperspektive.

Vorweg ist interessant zu wissen, dass das sogenannte mindmapping vom Autor und Psychologen Tony Buzan erfunden wurde. Gedacht war das Ganze, um wichtige Themen auf einen Blick darzustellen. Eine Mindmap ist zudem eine gute und bewährte Methode, um Ideen schnell niederzuschreiben, sie zu strukturieren und visuell festzuhalten.

Du erstellst außerdem Zusammenhänge aus Oberthema und Unterthemen, was dir grundsätzlich dabei hilft, Inhalte besser verstehen zu können und aus Assoziationen bestimmte Verknüpfungen herzustellen. Dementsprechend beliebt ist diese Methode im schulischen, bzw. Lernbereich.

Midmap = Brainstorming?

Eine richtig erstellte Mindmap ist eine sehr effektive Methode, um sich Inhalte gut merken zu können.
Auch in Verbindung zum Brainstorming ist eine Mindmap hilfreich, deine Ideen zu strukturieren und übersichtlich aufzufassen. Eine Mindmap ist im Grunde auch nichts anderes, als ein strukturiertes Brainstorming. Also lässt sich grundsätzlich sagen, dass diese Methode sehr universell einsetzbar ist und dir in verschiedensten Bereichen nützlich sein kann. Von der Schule bis hinein in den Beruf, kann dir das Anwenden einer Mindmap sehr viel bringen.

Generell ist eine Mindmap sehr hilfreich, wenn es darum geht …

• Gedanken / Ideen in einem Entwurf festzuhalten und diese gleich zu gliedern.
• Inhalte zu verknüpfen und sich diese gleichzeitig besser zu merken.
• vor Prüfungen oder Vorträgen das Wichtigste, bzw. die wichtigsten Themen und       Themenbereiche noch einmal kurz zusammenzufassen.
•  einen groben Überblick zu bekommen, auch wenn das Thema eigentlich sehr komplex ist.

Das Erstellen einer Mindmap ist teilweise ungünstig, weil…

• du, jedenfalls in schriftlicher Form, nichts umschreiben/umstrukturieren kannst, ohne dass es schnell unordentlich wirkt. Dementsprechend musst du öfter mal von vorne beginnen, was natürlich Zeit kostet. Anders ist es aber, wenn du deine Mindmap am PC erstellst, da du dort schnell und flexibel arbeiten kannst und jederzeit alles umorganisieren und umstrukturieren kannst. Allerdings ist der Arbeitsaufwand meistens etwas höher und die Gestaltung zum Teil eingeschränkter, als wenn du mit der Hand arbeitest.
• das Arbeiten am PC das Sprudeln der Ideen hemmt, wenn du deine Mindmap nicht auf Papier erstellst. Du arbeitest weniger kreativ, als wenn du alles per Hand niederschreibstdie Thematik
• sehr grob aufgeführt ist, wodurch du tiefere Inhalte teilweise nur schwer oder kaum ausreichend darzustellen kannst.

Projektmanagement-Tipps kurz & knapp:

• Projektmanagement-Methoden sollten von Anfang an bei Projekten verwendet werden
• Formuliere deine Ziele nach dem SMART-Prinzip
• Projektmanagement ist ein dynamischer Prozess, nach der Planung erfolgt erst die eigentliche Umsetzung des Projektmanagements
• Nutze das Erreichen verschiedenen terminierten Teilziele, bzw. Meilensteine, um Team- oder Auftraggeber-Besprechungen durchzuführen
• Mache dich, wenn möglich, mit Tools wie dem Gantt-Diagramm und Projektstrukturplan vertrau und nutze sie zur Dokumentation