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Kaizen – Stetige Verbesserung mit der japanischen Management-Methode

Kaizen - Die Kunst der Perfektionierung Japan galt lange Zeit als die unbestrittene Heimat von neuester Technik mit höchster Qualität. Doch der Aufstieg Japans zur Technologie-Nation war keinesfalls reiner Zufall. Das japanische Wirtschaftswunder war das Resultat verschiedener Faktoren, genauer gesagt, waren hier vor allem vier Faktoren entscheidend.Zum einen verfolgte die japanische Regie...

Autor Christoph Gärtner
von Christoph Gärtner
21. September 2017

Kaizen – Die Kunst der Perfektionierung

Japan galt lange Zeit als die unbestrittene Heimat von neuester Technik mit höchster Qualität. Doch der Aufstieg Japans zur Technologie-Nation war keinesfalls reiner Zufall. Das japanische Wirtschaftswunder war das Resultat verschiedener Faktoren, genauer gesagt, waren hier vor allem vier Faktoren entscheidend.

Zum einen verfolgte die japanische Regierung eine Wachstumspolitik, bei der das Geld aus dem Wachstum direkt wieder reinvestiert wurde. Zweitens war der japanische Markt geprägt durch Konkurrenz innerhalb Japans, bei gleichzeitiger wirtschaftlicher Isolation nach außen.

Vor allem aber verstanden es die japanischen Unternehmen, Schlüsseltechnologien aus dem Ausland zu übernehmen und kontinuierlich weiter zu verbessern. Diese Methodik wurde später als „Kaizen“ bekannt. So gelang es japanischen Unternehmen nach und nach international Marktanteile zu erobern und so in einige der wichtigsten globalen Märkte vorzudringen.

Im Folgenden Artikel will ich Dich mit den Methodiken des „Kaizen“ vertraut machen und Dir erklären wie sie funktionieren. Vor allem aber will ich Dir hiermit erklären, wie Du die Methoden für deine eigene Existenzgründung nutzbar machen kannst.

Was ist „Kaizen“?

Kaizen ist ein ursprünglich japanischer Methodenansatz im Prozessmanagement und Qualitätsmanagement zum Zwecke einer kontinuierlichen Produktverbesserung. Dabei liegt ein großer Fokus auf der Einbeziehung der Mitarbeiter, die in die Lage versetzt werden sollen, selbstständig stetig Verbesserungen durchführen zu können.

Der japanische Begriff „Kaizen“ setzt sich aus den japanischen Wörtern „Kai“ für „Veränderung“ und „Zen“ für „zum Besseren“ zusammen. Das Ziel von Kaizen ist die erfolgreiche Verbesserung in einer schrittweisen, punktuellen Perfektionierung oder Optimierung eines Produktes oder Prozesses. Dabei wird Kaizen, ganz im Sinne des Qualitätsmanagements, nicht als einmaliges Projekt durchgeführt, sondern muss viel mehr als ein kontinuierlicher und dynamischer Prozess verstanden werden.

Die Entstehung von Kaizen

Nach der Niederlage im zweiten Weltkrieg befand sich die japanische Wirtschaft, ähnlich wie in Deutschland, vollkommen am Boden. Gleichzeitig wurden die neuen Arbeitsbedingungen zunächst erst einmal von der Besatzungsmacht festgelegt, welche mit ihren Maßnahmen langfristig die Rechte der Arbeitnehmer stärken wollte. So wurden unter anderem z. B. der Einfluss der Gewerkschaften und der Kündigungsschutz gestärkt.

Als Paradebeispiel für diese Entwicklungen gilt bis heute vor allem der japanische Automobilkonzern Toyota. Durch die Entlassung eines Viertels der Mitarbeiter brach in dem Konzern innerhalb der Nachkriegsära ein langanhaltender Arbeitskampf aus. Am Ende dieses Prozesses wurden zwar dennoch ein Viertel der Mitarbeiter entlassen, aber die Rechte der verbliebenen Arbeitnehmer wurden dafür immens gestärkt. So erhielten alle Arbeiter eine lebenslange Beschäftigungsgarantie, eine Entlohnung, die sich nach der Dauer der Betriebszugehörigkeit richtete und eine Gewinnbeteiligung durch regelmäßige, prozentuale Gewinnausschüttung an die Mitarbeiter.

Durch diese Regelungen wurden die Toyota-Mitarbeiter zu einem der wichtigsten Fixkostenbeträge innerhalb des Betriebes. Und so wurde es für Toyota immer sinnvoller, die Kompetenzen der Arbeiter immer weiter zu verbessern, und ihr Wissen, ihre Erfahrung und Arbeitsleistung möglichst optimal einzusetzen. Aus diesen Anforderungen heraus entstand das spätere Kaizen-Konzept.

Einer der leitende Köpfe der späteren Weiterentwicklung des Kaizens zur universellen Mangementmethode war der Ingenieur Taiichi Ohno. Er entwickelte Kaizen systematisch weiter und fügte viele, heute unentbehrliche, Methoden hinzu. Das Ergebnis davon veröffentlichte er 1978 in seinem Buch „Toyota Production System – Beyond Large-Scale Production“, aber erst zehn Jahre später wurde es auch für den englsichen Sprachraum übersetzt.

Anmerkung: In Europa selbst findet Kaizen übrigens erst seit den 1990ern unter dem Begriff des „kontinuierlichen Verbesserungsprozess“ Anwendung.

Inwiefern eigenet sich Kaizen für Unternehmen?

Kaizen ist ein Prinzip, das den typisch-japanischen Perfektionierungsgeist verkörpert. Schon zu Zeiten der alten Samurais stellte man sich die Frage wie man routinierte Abläufe perfektionieren kann. Das Ergebnis solcher Fragestellungen waren Bücher, wie das des legendären Samurais „Miyamoto Musashi“. Es trug den Titel „Buch der fünf Ringe“ und war zwar hauptsächlich für andere Samurais gedacht, jedoch absichtlich so allgemein formuliert, dass laut Musashi, mit Hilfe seiner Prinzipien jeder ein „Meister seiner Kunst“ werden könnte.

Der gleichen Tradition folgt auch Kaizen, hier werden allgemeingültige Prinzipien aufgestellt, die auch wenn sie eher auf güter-produzierende Unternehmen abzielen, sich im Grunde auf jeden Betrieb anwenden lassen. Entscheidendd für die erfolgreiche Umsetzung von Kaizen ist aber vor allem der Wille der Unternehmer selbst. Denn die Methoden des Kaizen müssen kontinuierlich umgesetzt werden, wer auf der Suche nach kurzfristigen Methoden ist, ist bei Kaizen an der falschen Adresse. Denn Kaizen ist unmittelbar mit einer Philosophie der ständigen Verbesserung verknüpft.

Die fünf Ecksteine des Kaizen

– Die Prozessorientierung

Beim Kaizen wird nicht, wie so häufig, rein ergebnisorientiert gearbeitet. Stattdessen liegt der Fokus auf dem Prozess selbst. Praktisch bedeutet dies vor allem eine gründliche Prozessdokumentation, um auf dieser Basis den dokumentierten Prozess immer weiter verbessern zu können. Ziel ist dabei eine Verbesserung der Kundenzufriedenheit (bzw. der Qualitätssteigerung) oder Kosteneffizienz und daran anknüpfend, natürlich eine Gewinnoptimierung. Dies beruht auf der Grundannahme, dass langfristige Kundenbindung (also das Gewinnen und Halten von Stammkunden) sich günstiger gestalte als Neukundengewinnung.

– Kundenorientierung

Kundenorientierung ist eine der entscheidendsten Punkte im Kaizen. Das Kaizen verwendet hierbei allerdings einen eher untypischen Kundenbegriff. Unterschieden wird zwischen externen und internen Kunden. Externe Kunden sind dabei die klassischen Kunden, also die Konsumenten und Endnutzer. Als interne Kunden werden hingegen die unternehmensinternen Schnittstellen bezeichnet. Wenn z.B. Abteilung A für die Produktion von Teilen zuständig ist, die in Abteilung B weiterverarbeitet werden, würde Abteilung B einen internen Kunden für Abteilung A darstellen.

– Qualitätsorientierung

Im Kaizen-Konzept wird mit ständigen Qualitätskontrollen und hohen Standards im Qualitätsmanagement gearbeitet. Für jedes Produkt werden genaue Qualität-Standards festgelegt. Verwendet werden dafür möglichst präzise Qualitätskennzahlen und Messverfahren.

– Kritikorientierung

Auch Kritik bildet einen wichtigen Grundpfeiler des Kaizens. Kritik wird hier als Aufdeckung von Optimierungspotenzial betrachtet. Daher ist Kritik hier nicht nur erlaubt, sondern sogar erwünscht. Dementsprechend werden Mitarbeiter im Kaizen-Konzept aktiv ermutigt Verbesserungsvorschläge einzubringen.

Oft wird Kritik auch extra-attraktiv gestaltet, indem die Mitarbeiter z. B. bei der Aufdeckung von Einsparpotenzial einen Teil der eingesparten Kosten eine Zeit lang auf ihr Gehalt aufgeschlagen bekommen.

– Standardisierung 

Um eine einmal erlangte Produktqualität auch langfristig zu erhalten, werden im Kaizen Standards festgelegt. Hat sich aus einer Kritik heraus eine Verbesserung ergeben, die sich mittelfristig als geeignet erweist, wird der bisherige Standard an die Veränderung angepasst.

Die „5S“

Die fünf S (zuweilen auch als „5 A“ bezeichnet) sind eine Kaizen-Methodik zur effizienteren Gestaltung von Arbeitsplätzen.  Das Ziel der Methodik ist es die Arbeitsplätze so zu gestalten, dass alle dort stattfindende Arbeit möglichst störungsfrei ablaufen kann. Lange Transportwege, Wartezeiten und Risiken sollen möglichst nachhaltig vermieden werden.

Das Prinzip der „5 S“ lässt sich wohl hauptsächlich auf alte japanische Werte wie Ordnung und Sauberkeit zurückführen.

– Seiri (Aussortieren)

Seiri ist der erste Schritt der 5 S. Hierbei geht es vor allem um‘s Aussortieren. Alles, was unnötig ist oder sogar von der eigentlichen Arbeit ablenkt, wird von Dir an diesem Schritt aussortiert.

– Seiton (Aufräumen)

An diesem Punkt sind nur noch Gegenstände am Arbeitsplatz vorhanden, die Du tatsächlich benötigst. Stelle alle verbliebenen Gegenstände ordentlich hin. Alle verbliebenen Gegenstände bekommen einen gekennzeichneten, festen Platz. Dabei wird das Prinzip der Ergonomie angewendet, das heißt das auch hier wieder die Vermeidung unnötiger Wege und Wartezeiten im Vordergrund steht. Die Schlagwörter lauten: Zeitliche und räumliche Optimierung!

– Seiso (Arbeitsplatzsauberkeit)

Beim Seiso geht es um die Reinigung Deines Arbeitsplatzes. Dabei ist jeder für die Reinigung seines eigenen Arbeitsplatzes verantwortlich. Reinigung wird also nicht outgesourct, sondern jeder ist quasi für die Beseitigung seines eigenen Schmutzes zuständig. Das Reinigen dient dem vorzeitigen Erkennen und Beheben vom Mängeln am eigenen Arbeitsplatz. Außerdem verhindert das Reinigen das unnötige Gegenstände sich doch wieder am Arbeitsplatz einfinden können.

– Seiketsu (Standardisierung)

Verwende Standards. Wie bereits am Anfang des Artikels erwähnt wurde, sind Standards für Kaizen essenziell. Deswegen sollten in allen sinnvollen Bereichen Standards verwendet werden wie z. B. Arbeitsabläufe, Kennzeichnungen, Abkürzungen und Markierungen.

– Shitsuke (Am Ball bleiben!)

Beim Shitsuke geht es um Selbstdisziplinierung und ständige Verbesserung. Damit die „fünf S“ langfristig eingehalten und durchgeführt werden, ist eine ordentliche Portion Selbstdisziplin von Nöten. Das heißt: Wenn für Arbeitsgeräte schon feste Plätze definiert sind, müssen sie dort auch immer abgelegt werden. Auch die Reinigung muss regelmäßig und pflichtgemäß erfolgen.

Die festgelegten Standards sollten in regelmäßigen Abständen kontrolliert und mögliche Abweichungen schriftlich festgehalten werden.

Die drei „Mu“

Die drei Mu sind Bestandteil der „Verlustphilosophie“ des Kaizens. Das heißt, sie sollen für Dich zusammenfassen, welche Art von Dingen mit der Einführung der Kaizen-Methodik immer wieder vermieden werden sollen.

Muda steht für die Verschwendung. Dazu gehören: Überproduktion, Wartezeit, überflüssiger Transport, Herstellung fehlerhafter Produkte, überhöhe Nutzung des Lagers, unnötige Bewegung und unnötige Produktionsschritte.

Mura steht für die Abweichung von Kaizen und den daran angeknüpften Maßnahmen.

Muri steht für die Überbelastung von Arbeitern und Maschinen.

 

Die 7M-„Checkliste“

Zum Schluss möchte ich dir noch die 7M’s vorstellen. Die „7M’s“ sind quasi eine standardisierte Checkliste, welche die Faktoren auflistet, die im Kaizen immer wieder regelmäßig von Dir überprüft werden müssen, um den Prozess der ständigen Verbesserung beizubehalten. Das Ziel ist es mögliche Probleme und Verbesserungspotenziale möglichst zeitnah aufzudecken und dementsprechend darauf zu reagieren.

Zu den 7M zählen:

  • Menschen (Mitarbeiter)
  • Maschinen
  • Material
  • Methode
  • Milieu/Mitwelt (Umwelt)
  • Management
  • Messbarkeit
  • Messwert

 

Kaizen-Management für Unternehmer kurz & knapp:

  • Das Management muss Kaizen als grundlegendes und langfristiges Prinzip einführen und umsetzen. Gleichzeitig muss sichergestellt werden, dass die Kaizen-Prinzipien auch laufend umgesetzt werden.
  • Es muss sichergestellt werden, dass die Kaizen-Prinzipien auch laufend umgesetzt werden. Gleichzeitig sollte durch Schulungsangebote sichergestellt werden, dass die Mitarbeiter die Kompetenzen dafür haben, bzw. entwickeln.
  • Unterstütze deine Mitarbeiter stets bei der Entwicklung von Ideen und bei der Umsetzung.
  • Deine Mitarbeiter erarbeiten, auf Basis von konstruktiver Kritik, konkrete Verbesserungsvorschläge und setzen diese auch selbst um.
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