Für Gründer: 5 Tipps zum Thema Buchhaltung & Rechnung

Als Gründer stehst Du vor allerhand Herausforderungen: Ein Businessplan und ein Finanzplan muss erstellt werden, Du musst Dich um die Werbung kümmern und auch das unliebsame Thema Buchhaltung steht früher oder später an. Viele Gründer bekommen schon Angst, wenn sie nur an dieses Thema denken. Deshalb haben wir in diesem Artikel fünf Tipps für Dich zusammengestellt, die Dir dabei helfen, Deine Rechnungen richtig zu erstellen und Dich um Deine Buchhaltung zu kümmern.

Rechnung korrekt schreiben

Eine Rechnung dokumentiert, welche Leistung Du erbracht hast und welche Zahlungs- und Lieferungsbedingungen gelten. Fast immer haben Deine Kunden Anspruch auf die Rechnung. Doch wie wird eine solche Rechnung ordnungsgemäß erstellt? Im Geschäftsumfeld ist es wichtig, dass eine Rechnung bestimmten steuerrechtlichen Anforderungen genügt, damit ein Vorsteuerabzug möglich ist. Folgende Aspekte gehören dazu:

• Name und Anschrift des Unternehmens und des Rechnungsempfängers
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungsstellers
• Rechnungsdatum
• Eindeutige Rechnungsnummer
• Menge, Art und Umfang der gelieferten Waren oder der erbrachten Leistung
• Zeitpunkt der Auftragsausführung
• Rechnungssumme, wobei Netto-Summen nach Steuersätzen getrennt werden müssen
• Umsatzsteuer, die auf den Rechnungsbetrag entfällt – ebenfalls nach Steuersätzen getrennt

Zudem haben Kleinunternehmen, die laut § 19 UStG umsatzsteuerbefreit sind, die Pflicht, auf der Rechnung mit einer entsprechenden Klausel auf diese Tatsache hinzuweisen. Gerade am Anfang helfen die kostenlosen Rechnungsvorlagen von lexoffice bei der korrekten Erstellung von Rechnungen, die für umsatzsteuerbefreite und umsatzsteuerpflichtige Unternehmen zum Download angeboten werden.

Überlege, ob die Kleinunternehmerregelung für Dich in Frage kommt

Als Gründer kann für Dich unter Umständen die Möglichkeit interessant sein, Dich von der Umsatzsteuerpflicht befreien zu lassen. Laut §19 des Umsatzsteuergesetzes ist diese sogenannte Kleinunternehmerregelungen an zwei Voraussetzungen geknüpft:

1. Der Umsatz darf sich im aktuellen Geschäftsjahr auf höchstens 50.000 Euro belaufen
2. Der Umsatz im letzten Geschäftsjahr lag unter 17.500 Euro

Es müssen beide Voraussetzungen erfüllt werden. Als Gründer musst Du im Gründungsjahr also zunächst den voraussichtlichen Umsatz schätzen. Dein Freibetrag vermindert sich dabei anteilig, wenn Du erst mitten im Jahr mit Deinem Business startest. Wenn Du die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nimmst, fallen Umsatzsteuervoranmeldungen ebenso weg wie die Umsatzsteuererklärung. Die Gewinnermittlung wird zudem einfacher, weil Du nicht zwischen netto und brutto unterscheiden musst. Außerdem kannst Du privaten Endkunden, welche vom Vorsteuerabzug ausgeschlossen sind, Deine Dienste günstiger anbieten. Ein Nachteil ist jedoch, dass der Vorsteuerabzug entfällt, was die Betriebskosten nach oben treibt. Außerdem wirkt sich der Hinweis auf der Rechnung eventuell negativ auf Dein Image aus – gerade, wenn Du mit Firmenkunden zusammenarbeitest. Ob sich die Kleinunternehmerregelung daher lohnt, ist von Fall zu Fall unterschiedlich.

Mit einer geeigneten Software Zeit und Geld sparen

Häufig ist es für Gründer empfehlenswert, auf eine Buchhaltungs- und Rechnungssoftware zurückzugreifen. Damit sparst Du vor allem viel Zeit, weil die Buchhaltung deutlich erleichtert wird. Außerdem gibt Dir eine Buchhaltungssoftware mehr Sicherheit, weil sie Dir dabei hilft, Dein Konto nicht aus dem Blick zu verlieren. Das ist gerade in den ersten Monaten nach der Gründung Deines Unternehmens von hoher Bedeutung. Ein gutes Buchhaltungsprogramm ermöglicht es Dir, alle wichtigen Buchhaltungsaufgaben mit nur wenigen Klicks zu erledigen. Mit dem Rechnungsprogramm von Lexware kannst Du beispielsweise:

• Rechnungen erstellen
• Angebote erstellen
• Kunden- und Lieferanten verwalten
• Dein Online-Banking integrieren
• Aufträge verwalten

Auch für die Lohnabrechnung, die spätestens dann eine Rolle spielt, wenn Du in Deinem Unternehmen Mitarbeiter einstellst und ihnen Lohn zahlst, gibt es Programme, die Dir die Arbeit erleichtern. Ein Beispiel ist die Software für die Lohnbuchhaltung von Lexware. Damit kannst Du alle wichtigen Personal- und Lohndaten Deiner Mitarbeiter erfassen, archivieren und verarbeiten sowie sämtliche Beträge und Beitragssätze berechnen. Das Programm arbeitet mit aktuellen gesetzlichen Vorgaben, sodass sich ohne großen Aufwand fehlerlose Lohnabrechnungen erstellen lassen.

Bei der Umsatzsteuervoranmeldung Fristen einhalten

Falls Du Dich gegen die Kleinunternehmerregelung entscheidest oder diese nicht für Dich in Frage kommt, ist es wichtig, Deine Umsatzsteuervoranmeldung immer pünktlich abzugeben. Sonst musst Du mit saftigen Säumniszuschlägen rechnen. Bei der Umsatzsteuervoranmeldung erklärst Du dem Finanzamt die Umsatzsteuerzahllast, die sich aus der Differenz der Umsatzsteuer und der Vorsteuer ergibt.

In der Regel muss sie monatlich erstellt werden und spätestens bis zum 10. eines Folgemonats beim Finanzamt vorliegen. Falls Du Schwierigkeiten hast, diesen Stichtag einzuhalten, kannst Du einen Antrag auf Dauerfristverlängerung stellen. Dann hast Du vier Wochen mehr Zeit, musst aber eine Sondervorauszahlung leisten. Zudem gibt es in folgenden Fällen Ausnahmen von der monatlichen Abgabe:

• Die jährliche Zahllast liegt bei höchstens 7.500 Euro: Dann genügt die vierteljährliche Umsatzsteuervoranmeldung
• Bei einer Zahllast von weniger als 1.000 Euro ist es möglich, sich von der Voranmeldung befreien zu lassen

Die Meldung muss elektronisch über die ELSTER-Schnittstelle erfolgen.

Abwägen, ob ein Steuerberater sinnvoll ist

Viele Gründer scheuen sich so vor dem Thema Buchhaltung, dass sie am liebsten sofort einen Steuerberater damit beauftragen würden. Tatsächlich hat diese Idee ihren Reiz: Steuerberater kennen sich sehr gut auf ihrem Gebiet aus und finden oft auch großes Einsparpotenzial, auf das Du nie gekommen wärst. Für die fachlich fundierte Arbeit haften die Steuerberater im Ernstfall auch. Gerade Existenzgründer, die keine kaufmännischen Vorkenntnisse haben, profitieren davon.

Wenn Du einen Steuerberater hast, kannst Du dich voll und ganz auf dein Kerngeschäft und das Wachstum Deines Unternehmens konzentrieren. Allerdings ist ein Steuerberater natürlich auch immer mit hohen Kosten verbunden. Wie hoch die Gebühren ausfallen, hängt vom Aufwand und dem Umsatz Deines Unternehmens ab. Viele Existenzgründer können nur schwer einschätzen, ob die Steuerentlastung und die gewonnene Zeit in einer angemessenen Relation zum Honorar stehen. Zudem bleiben Dir trotz Steuerberater einige Vorarbeiten nicht erspart, sodass die unangenehme Arbeit nicht komplett vom Tisch ist. Wenn Du mit dem Gedanken spielst, einen Steuerberater zu engagieren, solltest Du daher vorab die Vor- und Nachteile gründlich abwägen.