Forderungsmanagement – Der Bisnode-Zahlungsindex gibt Auskunft darüber, wie viel Prozent der deutschen Unternehmen ausstehende Forderungen fristgerecht zahlen. Seit 2011 liegt der Index regelmäßig über 85 Prozent. Bleiben 15 Prozent der Unternehmen, die ihren Verpflichtungen nicht rechtzeitig nachkommen sowie die Frage, was in einem solchen Fall unternommen werden kann.
Was versteht man unter Forderungsmanagement?
Unter Forderungsmanagement versteht man das Mahnwesen eines Unternehmens mit den Zielen, Zahlungsausfälle zu vermeiden beziehungsweise, diese so gering wie möglich zu halten und damit für langfristige Liquidität des Unternehmens zu sorgen.
Konkret bedeutet das: Kommt es zu einem Zahlungsverzug durch einen Kunden, wird dieser im Rahmen des Forderungsmanagements an seine Zahlungspflicht erinnert und zur Erledigung aufgefordert. Betreibt man das Forderungsmanagement sehr ausführlich, spricht man vom sogenannten Debitorenmanagement. Dieses setzt noch früher an und kommt insbesondere bei Geschäftspartnern in Verbindung mit großem Auftragsvolumen zum Einsatz.
In diesem Zusammenhang prüft man die Bonität des Kunden, den Jahresabschluss sowie das Schuldner- und Handelsregister, um auf Nummer sicher zu gehen, dass der Kunde Forderungen in größerem Ausmaß tatsächlich nachkommen kann, ehe man mit ihm einen Vertrag abschließt. Informationen über Kunden kann man dann im Rahmen der Debitorenbuchhaltung hinterlegen und in der Folge einzelnen Kunden bei zukünftigen Auftragsbestellungen eine Obergrenze setzen.
Die Regeln eines effektiven Forderungsmanagements
Professionelles Forderungsmanagement setzt nicht erst dann ein, wenn bereits zahlreiche Forderungen entstanden sind.
Die Vertragsgestaltung
Unternehmer, die eine Fälligkeitsklausel in ihren Vertrag mit aufnehmen, definieren damit einen exakten Zahlungstermin, zu dem eine Rechnung spätestens gezahlt sein muss. Eine weitere Option besteht in dem Festlegen eines bestimmten Zahlungsziels, wobei der Kunde ebenso auf einen Zeitrahmen festgelegt ist, in dem er die Leistung gezahlt haben muss, so zum Beispiel durch die Formulierung „Zahlung des Kaufpreises nach Erhalt“.
In den Allgemeinen Geschäftsbedingungen können Unternehmer bestimmte Klauseln formulieren, die auf sämtliche Geschäftsgebaren zutreffen und damit die Vertragsabwicklung vereinfachen. Darin enthalten können sein:
- Gewährleistungsfristen
- Haftungsbeschränkungen
- Mahnkosten
- Inkassokosten
Prüffähige Rechnungen
Der Unternehmer ist gemäß § 14 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) verpflichtet, regelmäßig Rechnungen zu schreiben. Bestenfalls enthalten diese eine Aussage darüber, wann die Zahlung fällig ist. Hat der Kunde den letzten Tag einer vereinbarten Zahlungsfrist überschritten ohne der Zahlung nachzukommen, befindet er sich im Verzug.
Wurde keine Zahlungsfrist angegeben, tritt ein Zahlungsverzug 30 Tage nach Rechnungserhalt automatisch ein. Verbraucher müssen auf eine Frist von 30 Tagen hingewiesen werden, wenn man eine solche geltend machen möchte. Die erste Voraussetzung ist in diesem Zusammenhang eine effiziente Rechnungsstellung und Verwaltung der Aufträge.
Software-Lösungen leisten dabei eine ausgezeichnete Unterstützung, weil sich mit ihnen Rechnungen, Angebote, Aufträge und Lieferscheine schnell, unkompliziert und rechtssicher erstellen lassen. Zudem bieten sie eine integrierte Option fürs Online-Banking. Mithilfe einer Cloud-Lösung können Unternehmer diese Aufgaben am PC im Büro sowie von unterwegs aus erstellen, was Zeit spart und die Möglichkeit gibt, sich um weitere wichtige Anforderungen im Unternehmen zu kümmern.
Das Mahnschreiben
Um ein gutes Verhältnis zum Kunden nicht zu gefährden, schreiben Unternehmer in der Regel bei einer ausstehenden Zahlung zunächst eine Zahlungserinnerung. Erfolgt dann noch keine Begleichung der ausstehenden Forderungen, folgt ein Mahnschreiben. Grundsätzlich schreibt ein ordentliches Mahnschreiben keine Form vor. Dennoch empfehlen Experten, folgende Punkte in ein solches mit aufzunehmen:
- Datum der Rechnung
- Rechnungsnummer
- Datum der Fälligkeit
- Höhe des fälligen Betrags
- Neue Zahlungsfrist
Zahlt der Kunde auch nach Erhalt eines Mahnschreibens nicht, bleibt letztlich nur das gerichtliche Mahnverfahren, um ausstehende Forderungen durchzusetzen.
Die Bedeutung des Forderungsmanagements auf einen Blick
- Das Forderungsmanagement hat ausstehende Zahlungen vom Kunden im Blick und sorgt dafür, dass sie diese rechtzeitig begleichen.
- Oberstes Ziel besteht darin, dass es gar nicht erst zu Zahlungsausfällen kommt.
- Kommt der Kunde seinen Forderungen nicht nach, sendet das Forderungsmanagement Mahnschreiben oder setzt finanzielle Verpflichtungen gerichtlich durch.