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Digitale Personaleinsatzplanung – Worauf es ankommt

Damals noch mit Papier und Stift nutzen heutzutage immer mehr Arbeitgeber die digitale Personaleinsatzplanung. Welche Vorteile damit einhergehen und was beachtet werden sollte, möchten wir gerne hier in diesem Artikel klären. Viele Vorteile eines digitalen Dienstplans Ein Dienstplan ist ein wichtiges Werkzeug für jeden Arbeitgeber. Nicht nur ist eine ordentliche Planung wichtig um die Übersic...

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21. Juni 2021

Damals noch mit Papier und Stift nutzen heutzutage immer mehr Arbeitgeber die digitale Personaleinsatzplanung. Welche Vorteile damit einhergehen und was beachtet werden sollte, möchten wir gerne hier in diesem Artikel klären.

Viele Vorteile eines digitalen Dienstplans

Ein Dienstplan ist ein wichtiges Werkzeug für jeden Arbeitgeber. Nicht nur ist eine ordentliche Planung wichtig um die Übersicht zu behalten, wer wann und wie lange arbeitet und gearbeitet hat.

Sondern zugleich wird dieser genutzt, um eine Unterbesetzung zu vermeiden und die Arbeitsstunden der Mitarbeiter zu berechnen. Hierbei ist vor allem die Vermeidung von Chaos wichtig, sodass digitale Dienstpläne immer beliebter werden.

Wer eine schnellere Schichtplanung im eigenen Unternehmen umsetzen möchte, sollte sie hier die Vorteile der digitalen Personaleinsatzplanung näher anschauen.

Mehr Effizienz

Mit Stift und Papier sind Fehler schneller passiert als gedacht. Das ist kontraproduktiv und erschwert die Erstellung eines Dienstplans erheblich. Ein Mitarbeiter meldet sich kurzerhand krank und nun muss der Dienstplan angepasst werden?

Mit einer digitalen Personaleinsatzplanung ist das absolut kein Problem. Nicht nur ist diese Option effizienter, sondern zugleich auch schneller und einfacher als eine manuelle Anpassung des Dienstplans.

Besserer Überblick

Sich durch Berge an Papier zu kämpfen, nur um festzustellen, wer an einem bestimmten Tag wo gearbeitet hat? Mit der digitalen Variante ist das absolut kein Problem. Solch eine Personaleinsatzplanung ist bei Weitem übersichtlicher und leichter zu bedienen als eine Zettelwirtschaft.

Fehler werden deutlich reduziert

Vor allem, wenn jeder Dienstplan per Hand ausgefüllt werden muss, sei es von den Mitarbeitern oder dem Arbeitgeber, stehen die Sterne gut, dass Fehler passieren.

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Bei einem digitalen Dienstplan wird diese Wahrscheinlichkeit extrem gemindert. Nicht nur können viele Informationen einfach kopiert werden, sondern zugleich fallen Fehler schneller auf durch eine übersichtliche Darstellung der Informationen.

Kurze, direkte und unkomplizierte Kommunikationswege

Ob mit einer passenden App oder einem Desktop Tool, sobald die Bedienung geklärt ist, kann jeder Mitarbeiter individuell seine Arbeitszeiten eintragen. Dies vereinfacht die Kommunikation erheblich.

Sollte es offene Schichten geben oder es wird ein Mitarbeiter benötigt, um eine Schicht zu tauschen, kann das ganz einfach online kommuniziert werden. Statt Mitarbeiter nach und nach anzusprechen oder sogar zu Hause anzurufen, reichen lediglich ein paar Klicks.

Kaum Konfliktpotenzial und damit höhere Mitarbeiterzufriedenheit

Vor allem in einem größeren Unternehmen ist es manchmal schwer die Wünsche jedes einzelnen Mitarbeiters zu berücksichtigen. Durch den digitalen Arbeitsplan ist das allerdings erheblich einfacher.

Die Mitarbeiter werden in der Erstellung des Dienstplans involviert, können die aktualisierte Version stetig einsehen und vor allem bei jüngeren Mitarbeitern kommt diese Digitalisierung sehr gut an.

Datenschutzkonform

Da bei einem digitalen Dienstplan wichtige Informationen des Mitarbeiters gesammelt und verwertet werden, fällt dieser unter den Datenschutz.

Das bedeutet, dass offiziell der Dienstplan nicht abfotografiert werden darf, da dies ein Verstoß gegen die DSGVO ist. Eine sichere Option ist hierbei die digitale Personaleinsatzplanung.

Das Fotografieren ist nicht nötig, da jeder Mitarbeiter auf das Tool zugreifen kann. Dies ist durch ein Passwort abgesichert und ist demnach vor Unbefugten geschützt.

Gesetzliche Verpflichtungen werden eingehalten

Solch eine digitale Personaleinsatzplanung hat auch rechtliche Vorteile, da durch die einheitliche Aufzeichnung der Arbeitsstunden, des Urlaubes und der Pausen, ein Arbeitgeber konkret aufzeigen kann, wer wann und wie lange gearbeitet hat.

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So kann der Arbeitgeber seine Verpflichtungen beweisen, wie unter anderem die Einhaltung der Pausen.

Das ist nur eine kleine Auswahl der zahlreichen Gründe, um auf passende digitale Dienstpläne zu setzen. Leichte Bedienung, Minimierung von Fehlern und vor allem die übersichtliche Darstellung machen solch ein Tool zu einer tollen Ergänzung im Unternehmen.

 

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