Digitale Signaturen können für Unternehmen den Einstieg in umfangreiche Digitalisierungsprozesse markieren. Mit der Technologie können Betriebe Zeit und Kosten sparen, die Produktivität erhöhen und nicht zuletzt dem Umweltschutz dienen.
Zeit- und kostensparende Prozesse
Digitalisierung spart Zeit und Kosten. Das gilt auch für digitale Signaturen, die sich sehr einfach und mit geringen Kosten in den Alltag integrieren lassen. Jedes Unternehmen kennt es: Bestimmte Dokumente müssen durch einen oder mehrere Mitarbeiter unterzeichnet werden. Dies gilt etwa für Angebote, Spesen- und Reisekostenabrechnungen, Budgetplanungen oder Leistungsnachweise.
Die vermeintlich trivialen Alltäglichkeiten kosten in der Praxis ungeahnt viel Zeit. In den meisten Betrieben läuft es noch auf die analoge Art: Mitarbeiter A druckt ein zu unterzeichnendes Dokument aus, unterschreibt es manuell, scannt es wieder ein und sendet es via E-Mail an den nächsten Mitarbeiter. Hier beginnt das Procedere mit Ausdruck, Unterschrift, Scannen etc. von vorn.
Digitale Signaturen beschleunigen den Prozess deutlich. Jedem Mitarbeiter kann ein Zugang zur Software Suite eingerichtet werden. Mitarbeiter müssen lediglich das zu signierende Dokument per Drag and Drop in die Anwendung ziehen und können es mit einem Klick rechtssicher signieren.
Höhere Produktivität durch Workflows
Das ist nicht alles: Software für digitale Signaturen lässt sich auch sehr viel besser mit internen Workflows kombinieren. Muss ein Dokument durch mehrere Mitarbeiter – gegebenenfalls in einer bestimmten Hierarchie – unterzeichnet werden, erleichtert die Anwendung dies deutlich.
So werden alle anderen involvierten Mitarbeiter automatisch und in Echtzeit informiert, wenn ein anderer Mitarbeiter eine Signatur getätigt hat. So können zum Beispiel alle Teammitglieder sehen, welche anderen Mitglieder bereits signiert haben. Ebenso werden die Teammitglieder informiert, wenn der Vorgesetzte das Dokument signiert und damit ein Vorhaben wie zum Beispiel die Budgetplanung abgesegnet hat.
Mehr Umsatz und besseres Employer Branding
Auch die Umsätze können sich durch digital signierte Dokumente erhöhen. Vertriebler wissen es: Potenzielle Kunden springen mit einer umso größeren Wahrscheinlichkeit ab, je länger es bis zur Zusendung rechtssicherer Angebote und Verträge dauert. Wer im Kontakt mit dem Kunden schnell Nägel mit Köpfen machen kann, ist gegenüber der Konkurrenz im Vorteil.
Eine günstigere Außenwirkung ergibt sich auch im HR Bereich. Begehrte Bewerber warten nicht gerne lange auf wichtige Dokumente und könnten während der Wartezeit zur Konkurrenz abwandern. Wer hier schnell und rechtssicher reagiert, sorgt für ein besseres Bewerbererlebnis und damit auch ein besseres Employer Branding.
Papierloses Büro für mehr Umweltschutz
Nicht zuletzt der Umwelt ist durch digitale Signaturen geholfen. Die elektronische Unterschrift markiert einen Meilenstein von Unternehmen auf dem Weg hin zum papierlosen Büro. Dies wirkt sich auf die Kosten aus. Nicht nur Arbeitszeit wird gespart, sondern auch Papier, Druckertinte etc. Unternehmen können die Zahl ihrer Drucker im Betrieb nach der Einführung digitaler Signaturen erheblich reduzieren und so zusätzlich sparen
Einfachere und kostengünstigere Dokumentation und Archivierung
Die Kosten von digitalen Signaturen sind für Unternehmen beherrschbar. Vertrauensdiensteanbieter bieten typischerweise verschiedene Paketleistungen und damit Lösungen für Unternehmen jeder Größe an. Langfristig sinken die Kosten nicht nur durch eingesparte Arbeitszeit und weniger Papier und Drucker, sondern auch durch eine vereinfachte Archivierung.
Papierhafte Dokumente erfordern bei der Archivierung einen enormen Aufwand durch Ablage, Aufbewahrung, nachträgliche Digitalisierung etc. Mit den geeigneten Softwarelösungen lassen sich signierte Dokumente mit einem Klick geordnet ins Archiv kopieren.
Wie funktionieren digitale Signaturen technisch?
Unternehmen kaufen Lösungen für digitale Signaturen fertig ein. Es ist deshalb nicht notwendig, eigene Lösungen zu programmieren – und ohne entsprechende behördliche Zertifizierung auch nicht zielführend. Allenfalls für große Konzerne könnte sich die Entwicklung eigener Lösungen anbieten. KMUs greifen jedoch auf die Software von zertifizierten Anbietern zurück.
Die technischen Verfahren der Lösungen sind längst ausgereift. Bereits in den 1990er Jahren gab es in Deutschland das Signaturgesetz – das mittlerweile durch das Vertrauensdienstegesetz sowie die eIDAS Verordnung auf europäischer Ebene ersetzt wurde. Digitale Signaturen basieren auf der sogenannten asymmetrischen Kryptographie.
Und so funktioniert es: Jeder Anwender verfügt über einen privaten und einen öffentlichen Schlüssel. Signiert ein Anwender eine Nachricht, entschlüsselt er diese mit dem privaten Schlüssel. Dabei entsteht die digitale Signatur. Diese wird an das signierte Dokument angehängt.
Jeder andere Teilnehmer kann mit dem öffentlichen Schlüssel des unterzeichnenden Anwenders das Dokument erneut verschlüsseln. Das Resultat ist das ursprüngliche Dokument, das nun mit dem nicht verschlüsselten Dokument verglichen wird. Dabei kommen Hashwerte zum Einsatz. Stimmen diese überein, wurde das Dokument nicht verändert – die Signatur ist somit korrekt.
Ist die Signaturtechnologie rechtssicher?
Mit digitalen Signaturen setzen Unternehmen ein rechtssicheres Instrument ein. Die sogenannte eIDAS Verordnung (electronic IDentification, Authentication and trust Services) gilt im gesamten EWR. Geregelt wird etwa die Zertifizierung von sogenannten Vertrauensdiensteanbieter, die Software für digitale Unterschriften anbieten dürfen. Ergänzt wird die Verordnung durch das deutsche Vertrauensdienstegesetz. Dieses benennt zum Beispiel die Bundesnetzagentur als zuständige Aufsichtsbehörde für elektronische Signaturen, Siegel, Zeitstempel und Einschreiben.
