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Das richtige ERP-System für Agenturen finden

Eine hochqualifizierte Software für Enterprise Ressource Planning ERP-System unterstützt Agenturen und Wirtschaftsunternehmen bei ihrer gezielten Steuerung sämtlicher Geschäftsabläufe. Agenturen arbeiten täglich auf Hochtouren. Sie sind Mittler zwischen Kunden und Händlern, Auftraggebern und Auftragnehmern. Agenturen agieren als Schnittstellen. Sie betreuen Partnerunternehmen bei verschiedenen...

Autor Tobias Sökefeld
von Tobias Sökefeld
23. Dezember 2021

Eine hochqualifizierte Software für Enterprise Ressource Planning ERP-System unterstützt Agenturen und Wirtschaftsunternehmen bei ihrer gezielten Steuerung sämtlicher Geschäftsabläufe.

Agenturen arbeiten täglich auf Hochtouren. Sie sind Mittler zwischen Kunden und Händlern, Auftraggebern und Auftragnehmern. Agenturen agieren als Schnittstellen. Sie betreuen Partnerunternehmen bei verschiedenen Formen des Marketings: Digital Marketing, Internet Marketing, Online Marketing Strategien und ähnlichen Abwicklungsformen. Um diese Prozesse und weitere Aufgaben auszuführen, benötigen sie ein hocheffektives System, das alle Arbeitsbereiche abdeckt. Bereits vor 25 Jahren gingen die ersten ERP-Systeme an den Start. Heute unterstützen sie als hochentwickelte IT-Lösung weltweit Tausende Unternehmen bei ihrer täglichen Arbeit in allen wichtigen Bereichen. Zahlreiche Agenturen profitieren bereits immens, indem sie das ERP-System für Agenturen in weiten Teilen ihres Arbeitsumfeldes nutzen. Auch wegen der unverzichtbaren und leicht integrierbaren CRM-Software erfreut sich das ERP-System für Agenturen größter Beliebtheit.

Was ist das ERP-System genau?

Beim ERP-System handelt es sich um eine Softwarelösung, die Agenturen sowie Unternehmen aller Art und Branchen dabei unterstützt, ihre Arbeitsabläufe sowie zahlreiche Prozesse zu organisieren, strukturieren und automatisieren. ERP als Agentursoftware bietet zahlreiche Automatisierungen in nachstehenden Bereichen:

  • Projektmanagement
  • Marketing, Vertrieb
  • Supply Chain
  • Waren- und Materialwirtschaft
  • Lager, Logistik und Einkauf
  • Personalbereich / Human Resources
  • Buchhaltung und Finanzwesen, Controlling
  • Customer Relationship Management (CRM)

Ein gut funktionierendes Kundenmanagement ist für jede Agentur und jedes Unternehmen überlebensnotwendig. Daher sehen vielen Unternehmen durch das integrierbare Customer Relationship Management (CRM-Software) im ERP-System ihren Rettungsanker.

Was kann die CRM-Software?

Eine CRM-Software, wie sie beispielsweise Zoho anbietet, ist ein anpassungsfähiges IT-Bausteinsystem, das über ERP-Schnittstellen für die Anwender bereitsteht. Die CRM-Software deckt viele Bereiche ab, wovon Agenturen überwiegend diese Anwendungen nutzen:

  • Planung
  • Ziele
  • Projekte
  • Exchange.Sync
  • Geomap
  • Ticket
  • App

Darüber hinaus bietet die CRM-Software noch zahlreiche weitere Elemente. Welche davon eine Agentur für sich auswählt, ist der individuellen Arbeitsstruktur jeder Agentur und jeden Unternehmens geschuldet. Die zusammen mit dem ERP-System für Agenturen arbeitet die CRM-Software zuverlässig und kompetent.

Die Entwicklung des ERP-Systems vom ersten Einsatz bis heute

Zu Beginn der ERP-Ära wurde dieses System hauptsächlich in großen Unternehmen eingesetzt. Inzwischen bietet es zahlreiche Module, die den Einsatz auch für kleinere Firmen und Agenturen interessant macht. Die ERP-Softwaresysteme bieten allen Unternehmen, unabhängig von deren Größe, ein umfassendes Datenbankprogramm mit unzähligen wirtschaftlich profitablen und nutzbringenden Funktionen.

So finden Agenturen das richtige ERP-System

Die Arbeitsabläufe vieler Agenturen und Unternehmen unterscheiden sich in vielen Punkten. Daher setzen Agenturen maßgeschneiderte ERP-Lösungen ein, die deren unternehmenseigenen Ansprüche erfüllen. Wirtschaftszweige weichen stark voneinander ab. Einige Aufgabenbereiche, wie das Personalwesen, kommen in allen Unternehmen vor. ERP-Systeme bieten modulare Lösungen, die sich den Agenturen / Unternehmen anpassen, nicht umgekehrt. Darin liegt der entscheidende Vorteil gegenüber anderen Softwaresystemen. Demnach ist es notwendig, sich vor dem Einsatz von ERP einige Fragen zu stellen. Fünf wichtige Fragen, die sich Agenturen stellen sollten, die das ERP-System einsetzen möchten:

1. In welchen Bereichen möchten wir ERP nutzen? Sollen alle Systembereiche genutzt werden?
2. Welche und wie viele Mitarbeiter sollen gemeinsamen Zugriff haben?
3. Welche Ziele verfolgen wir mit dem Einsatz der ERP-Systeme?
4. Sollen alle Unternehmensbereiche miteinander vernetzt werden (derzeit nur mit ERP möglich)?
5. Welche Vorteile bringt ERP in die Arbeitswelt der Agenturen?

Damit Unternehmen die richtigen Antworten finden und ihre Auswahl im Rahmen der ERP-Lösungen treffen können, sollte jeder Unternehmer die Arbeitsweise, die Einsatzmöglichkeiten sowie die Vor- und Nachteile von ERP kennen.

Welches Hauptziel erfüllt ein ERP-System und wie funktioniert dieses moderne System?

Das vorrangige Ziel bei der Einführung von ERP war und ist es bis heute, die verschiedenen Arbeitsabläufe sowie verschiedene Geschäftsprozesse an einem Ort zu verbinden und zusammenzufassen. Die meisten Arbeitsschritte werden so deutlich vereinfacht und in großen Teilen automatisiert. Die Erfassung von Daten als auch die Prozessintegration finden in einem einzigen System statt anstelle von vielen, oftmals nicht kompatiblen, Anwendungen.

Alle vom Arbeitgeber autorisierten Mitarbeiter haben Zugriff. Dies gilt auch für Tochtergesellschaften, die sich mühelos in das ERP-System integrieren lassen. Längere und umständliche Arbeitswege werden mit dem Einsatz dieser modernen Softwarelösung verringert bzw. vollständig vermieden. Die Organisation aller Betriebsabläufe wird durch ERP vereinheitlicht. So wird ein Wildwuchs an Daten und Prozessen in verschiedenen Bereichen von Agenturen dauerhaft vermieden. Die Software deckt alle Geschäftsbereiche ab, wie nachstehend aufgeführt:

  • Einheitliches Dokumentenmanagement (Papierloses Büro),
  • Planung und Steuerung von Prozessen,
  • Mitarbeiterdatenverwaltung,
  • Stammdatenverwaltung,
  • Management von Produktdaten / Dienstleistungen,
  • Projektmanagement,
  • Kostenplanung / Finanzverwaltung,
  • Customer Relationship Management (CRM),
  • Bedarfsermittlung und Materialbeschaffung
  • Personaleinsatzplanung.
Siehe auch
Unternehmensvision – warum sie das essenzielle Fundament für deinen Erfolg ist

Agenturen, die das ERP-System verwenden dürfen sich auf einen weiteren Vorteil freuen. ERP vereinfacht die Unternehmenskommunikation und trägt dazu bei, diese effizienter abzuwickeln. Häufig sind die Abläufe und Prozesse eines ERP Systems für fertigende Unternehmen nicht sehr verschieden von denen, die für eine Agentur ausgerichtet sind.

Die Vorteile der ERP Cloud sind so umfangreich, dass es kaum Argumente für Agenturen gibt, die gegen das ERP-System sprechen. Bereits ein einziger großer Vorzug des Systems reicht aus, sich für ERP zu entscheiden: Gleicher Informationsstand für alle Mitarbeiter zu jeder Zeit.

Was kann die Cloud ERP für Agenturen tun?

Es bedarf lediglich weniger Worte zu beschreiben, wie sich der Arbeitsalltag von Agenturen im ERP-Systemumfeld verbessert. ERP punktet vor allem durch folgende fünf Vorzüge, die die gemeinsame Basis für effektives Arbeiten bilden:

1. Zentrale Datenspeicherung,
2. Zeitersparnis (durch Automatisierung),
3. Zeit- und Kostenersparnis (möglicherweise weniger Mitarbeiter (alternativ andere Aufgaben, weniger Arbeitsplätze und weniger Systeme werden benötigt),
4.Mobilität (ortsunabhängiges Arbeiten möglich, auch im Homeoffice),
5. Höchstmaß an Zuverlässigkeit (stabile Systemumgebung),
hohe Datensicherheit.

Erstklassiges Arbeiten oder schnelle Abwicklung? – Nicht mehr entscheiden müssen mit ERP

Früher standen erstklassige Arbeitsergebnisse in vielen Unternehmen an erster Stelle. Heute, im fortgeschrittenen Zeitalter der Digitalisierung, steht blitzschnelles Reagieren am Markt im Vordergrund. Da lassen Unternehmer schon mal ‚Fünf gerade sein‘, um noch schnell die E-Mail-Antwort an den wichtigen Kunden zu senden oder die Präsentation heute noch, anstatt in drei Tagen, auszuliefern. Agenturen wissen: Die Konkurrenz ist groß und diese schläft bekanntlich nie. Wer schnell reagiert, ist klar im Vorteil.

Agenturen, die das ERP-System nutzen, müssen sich nicht entscheiden. Sie reagieren schnell und liefern dennoch erstklassige Qualität. Das rentiert sich langfristig in positiven und neuen Kundenverbindungen. Mit der Integration dieser Unternehmenslösung sprechen Agenturen zeitnah auf sich verändernde Marktsituationen an. Diese können sich heute von einem Tag auf den anderen ändern. Ein neuer Konkurrent, ein Produkt, das den Markt überschwemmt oder Preisschwankungen sind nur einige Punkte, die das Arbeitsleben in Agenturen durcheinander bringen. Mit dem ERP-System als digitalen Partner gehören diese unbeliebten Szenarien der Vergangenheit an. Darüber hinaus reagieren Agenturen schneller auf die allgemeine Nachfrage.

Die wichtigsten ERP-Aktivitäten und deren Vorteile

Die Liste der Vorteile der Agentursoftware ERP ist lang. Viele Agenturen brauchten genau diese Lösung, um ihren Agenturerfolg auf eine höhere Ebene zu heben. Dabei unterscheiden Anwender zwischen den Vorteilen für die gesamte Agentur und der einzelnen Abteilungen oder Teams.

Vorteile für die gesamte Agentur

  • Zentrales Datensystem: automatisierte Steuerung und unternehmensweite Vereinfachung,
  • Effizienzsteigerung und Produktivität,
  • Transparenz in der Aufgabenverteilung und Übertragung von Funktionen,
  • Zeitnahe Reaktion bei Ausschreibungen und Anfragen,
  • Starker Wettbewerbsvorteil gegenüber der Konkurrenz,
  • Hohe Anpassungsfähigkeit (Veränderungen im Unternehmen, Veränderungen am Markt),
  • Auswertungen per Knopfdruck, zügiger Zugriff auf Kennzahlen,
  • Schneller Daten- und Informationsaustausch,
  • hohe Prozesssicherheit und Transparenz,
  • mühelose Vernetzung der Agenturen / Unternehmen mit allen Zweigstellen.

Von dem großen Ganzen eines durch Experten etablierten ERP-Systems profitieren auch die einzelnen Teams der Agenturen. Die Agentursoftware bietet jeder Abteilung und jedem Team unbestreitbare Vorteile an:

  • Optimierte Steuerung und Planung von Ressourcen, wie Material und Personal,
  • Überschaubarkeit und Transparenz bei firmeninternen Geschäftsabläufen,
  • Flexibel auf neue Kundenbedürfnisse und Trends reagieren,
  • weltweite Wettbewerbsfähigkeit im Hinblick auf Qualität, Schnelligkeit und Preis,
  • Vereinfachung bei internen Prozessen und verbesserte Zusammenarbeit über mehrere Teams oder Abteilungen hinweg,
  • Aktueller Überblick über die Geschäftsentwicklung.

Verbesserte Wirtschaftlichkeit durch den Einsatz von ERP

Während der Suche nach dem richtigen ERP-System sollte der Blick auf die Wirtschaftlichkeit der Agentur fallen. Diese verbessert sich durch den Einsatz dieser Agentursoftware erheblich. Mit der Nutzung der ERP-Software lassen sich alle Geschäftsprozesse automatisch abbilden. Damit erledigt das System einen hohen Anteil der täglich anfallenden Aufgaben vollständig automatisiert. Dies führt zu vielen Positiveffekten, wie

  • Zeitersparnis
  • schnelleres und effektiveres Arbeiten
  • sinkende Fehlerquote durch Automatisierung der Workflows
  • höhere Kundenzufriedenheit
Siehe auch
Finanzierungsstrategie – Wie bekommt man als Start-up einen Bankkredit?

Durch die erhebliche Zeitersparnis gewinnen Personal und Vorgesetzte mehr Kapazitäten für weitere Aufgaben, wie der Kundengewinnung, Neuaufträge oder eben wichtiger Kernaufgaben. Dies spiegelt sich mit der Zeit deutlich in den Umsätzen und der Wirtschaftlichkeit der Agenturen / Unternehmen wider.

Die Entscheidung: Klassisches ERP-System oder modernes ERP-System?

Wer sich näher mit der Etablierung einer ERP-Software in seinem Unternehmen befasst, sieht sich schnell mit der Frage konfrontiert, welches ERP-System in seine Agentur passt. Eine wichtige Unterscheidung besteht zwischen dem klassischen ERP-System gegenüber dem modernen ERP-System. Heute fällt die Entscheidung in den meisten Betrieben auf die moderne Variante.

Die Unterschiede:

Bei den ersten klassischen ERP-Systemen verlief die Entwicklung der einzelnen Sparten getrennt voneinander, so dass eine große Ansammlung an Insellösungen entstand. Der Informationsaustausch über verschiedene Bereiche hinweg war eher dürftig. Jede Abteilung pflegte ihren eigenen Datenbestand. Passgenaue Schnittstellen zur Vernetzung fehlten teilweise. Die große Bedeutung des E-Business und des Internets weltweit führten dazu, dass immer mehr Module in ERP integriert wurden, wie beispielsweise Customer Relationship Management (CRM-Software) oder Supply Chain Management (SCM). Letzteres benötigen Agenturen weniger häufig als Händler und Lieferanten. Spätestens seit Einführung dieser Module funktioniert der Datenaustausch zwischen allen integrierten ERP-Bereichen in Echtzeit. Die Bandbreite an ERP-Funktionen erhöht sich ständig.

Damit sind wir beim modernen ERP-System angekommen, welches heute in nahezu allen Betrieben, die ERP nutzen, eingesetzt wird. Über zeitgemäße Schnittstellen wird auch der sicherheitsrelevante Datenaustausch, wie im elektronischen Zahlungsverkehr, zu einer risikoarmen Angelegenheit.

ERP vs. Content Management System (CMS)

Agenturen und Unternehmen, die ERP noch nicht kennen, verwenden gerne ein CMS, ein reines Content Management System. CMS liefert jedoch ausschließlich redaktionellen Content aus, während ERP strukturierte Unternehmensdaten liefert. Einige Unternehmer, die ihr Unternehmen mit modernen Softwarelösungen ausstatten, stellen sich vorab die Frage, ob CMS oder ERP. Die Antwort erledigt sich bereits im Grundsatz. CMS und ERP sind zwei völlig unterschiedliche Systeme, die unabhängig voneinander arbeiten. Für eine moderne Unternehmenssteuerung ist ERP aufgrund seiner vielfältigen Anwendungs- und Integrationsmöglichkeiten zu einer beinahe unverzichtbaren Softwarelösung geworden.

Agentur-Specials mit ERP

Sind die Grundlagen der ERP-Funktionen auch in jedem Unternehmen gleich, so arbeitet doch jeder anders. Agenturen stehen zum Teil vor anderen Herausforderungen als Industrieunternehmen. Auch das berücksichtigen die Softwareanbieter von ERP. Die ERP-Agentursoftware bietet maßgeschneiderte Lösungen. Die wichtigsten Agenturfunktionen, die überzeugen:

  • Integrierte CRM-Software – wie beschrieben (alle Kundenkontakte im Blick),
  • Intercompany-Verrechnung möglich (die internationale Lösung),
  • professionelles Leadmanagement: Marketing Opportunity,
  • Projektbudgets immer im Blick (Zeiterfassung, Spesenerfassung und Kostenerfassung immer in Echtzeit); erfolgt durch Mitarbeiter und Externe über Selbsteingabe und ist auch über spezielle Apps möglich),
  • Usability: intuitive Handhabung für jeden Mitarbeiter aus jedem Bereich der Agentur,
  • Genehmigungsstrategien maßgeschneidert: Vorkonfigurierte, jedoch flexibel wandelbare Workflows im Vertrieb, Einkauf sowie in der Finanzbuchhaltung,
  • Ressourcenmanagment: intern und extern einsetzbar,
  • mobile individuelle Anwendung unabhängig vom Endgerät,
  • UX: den verschiedenen Aufgaben entsprechende angepasste Darstellung.

Für Agenturen gibt es die spezielle All-in-One-Agentursoftware ERP, die sowohl das Qualitätsmanagement als auch den Vertrieb entschieden unterstützt und entlastet.

Mit diesen Fakten an der Hand nutzen Agenturen eine passgenaue Softwarelösung über alle Standorte hinweg. Mit dieser durchgängigen Projekt- und Ressourcenplanung vom Lead bis zur Abrechnung behalten Agenturinhaber und Mitarbeiter den aktuellen Stand immer im Überblick. Das ERP-System für Agenturen spart nicht nur Wege, sondern auch viele zeitraubende Besprechungen.

ERP in der täglichen Praxis

Fundiertes Wissen und Fakten, sind eine gute Sache, um Kenntnis über den Nutzen eines ERP-Systems zu erlangen. Die Anwendung in der Praxis ist etwas Anderes. Wie das ERP-System in der Tagespraxis funktioniert zeigen folgende Beispiele:

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10 Werbeagentur Tipps, um seinen Kunden einen Mehrwert zu bieten

Agile Arbeitsabwicklung durch Boards zu Aufgabenverwaltung in Agenturen

Im Rahmen der ERP-Lösung stehen verschiedene digitale Boards für die Verwaltung der vielfältigen Aufgaben zur Verfügung. Die Boards sind, unabhängig von der angewandten agilen Methode, frei nach den Wünschen der Agenturen wählbar. Das funktioniert sowohl mit der Kanban-, Scrum- oder der unternehmenseigenen Arbeitsmethode. Zahlreiche Elemente aus dem ERP-Systembereich, wie Termine, Kontakte, Arbeitspakete oder Tickets lassen sich direkt an das eigene Board andocken. So kann jeder Mitarbeiter und Agenturinhaber auf neue Aufgaben oder Planabweichungen reagieren.

Zeiterfassung und Abrechnung mit dem ERP-System für Agenturen

In Agenturen tauchen häufig die gleichen Probleme auf. Die vollumfassende Abrechnung von Leistungen gleicht oftmals dem Wunschdenken. Die Realität sieht anders aus. Daher fallen Margen oft zu gering aus. Die intuitiv gestaltete Zeiterfassung mit ERP erleichtert den Mitarbeitern die Buchung ihrer Zeiten. Das funktioniert sowohl per Web App, mit dem Smartphone, auf dem Büro-PC und sogar im Homeoffice. Unabhängig von der Erfassungsmethode lassen sich erfasste Zeiten über automatisch erstellte Tätigkeitsnachweise jederzeit, sowohl intern als auch beim Kunden, nachweisen und gegenzeichnen. Im Gegenzug bemerken Agenturinhaber durch diese komfortable Erfassungsmöglichkeit, wie erfolgreich ihre Agentur arbeitet und wo sich künftig mehr abrechnen lässt.

Ticketsystem für Kunden

Jeder kennt das Problem mit dem Mail-Postfach, das überläuft. Damit wird es schnell unübersichtlich, insbesondere dann, wenn mehrere Kollegen auf das gleiche Postfach zugreifen. Da ist es ärgerlich, wenn eine Kundenanfrage untergeht oder schlimmstenfalls ein lukrativer Auftrag nicht ausgeführt wird. Über ein Ticketsystem als ERP-Modul lassen sich Anfragen kanalisieren und effektiv bearbeiten. Die Anfragen können so direkt dem richtigen Bearbeiter / der Bearbeiterin zugeteilt werden. Das Ticket ist schnell auffindbar und lässt sich mit dem entsprechenden Board verbinden. Die Unternehmenskommunikation verbessert sich damit bei geringerem Aufwand.

Alleine diese drei Arbeitsbeispiele, die neben einer Vielzahl an Prozessabläufen über das ERP-System für Agenturen gesteuert werden, machen deutlich, wie Agenturen und Unternehmen ihren Erfolg mit der ERP-Integration in ihr IT-Umfeld steigern.

Der Wermutstropfen: Die wenigen Nachteile von ERP

Das ERP-System gilt heute für viele Agenturen und Unternehmen als Allheilmittel. Die zahlreichen Vorteile untermauern die Beliebtheit des Systems. Doch wer über die Anschaffung einer solchen Softwaremöglichkeit nachdenkt, der sollte auch die Nachteile kennen. Vor der Einführung von ERP in der eigenen Agentur sollten sich Interessenten Gedanken in Bezug auf die agenturinternen Anforderungen sowie die erforderlichen Funktionen machen. Diese können dann auf den Punkt genau integriert werden. Ansonsten kommt es schnell zu Überraschungen bei den Kosten. Die Nachteile im Überblick:

  • Mögliche Problematik bei der Integration der CRM-Software (auch wenn es vielfach funktioniert hat) 
  • versehentliche Auswahl eines nicht nutzerfreundlichen Systems (die derzeit am Markt angebotenen ERP-Systeme weisen verschiedene Qualitäten in Sachen Nutzerfreundlichkeit auf)
  • hohe Kosten möglich aufgrund eines ungeplanten Arbeitsaufwandes bei der Systemeinführung
  • erhöhter Kostenfaktor im Hinblick auf Wartungsarbeiten
  • Individualisierung und turnusmäßigen Schulungen

Diese Nachteile kennen Nutzer ebenfalls von anderen Systemlösungen. Diese sollten daher nicht abschreckend wirken, da die Vorteile überwiegen.

Fazit

Die Anschaffung eines ERP-Systems ist kein leichtes Unterfangen. Wer sich jedoch im Vorfeld intensiv mit den Fakten befasst, versteht, wie die Integration von ERP in der eigenen Agentur gelingen kann. Darüber hinaus ist es ohnehin notwendig, sich entsprechende Beratung vom Fachmann einzuholen. Agenturen verfügen zudem über zahlreiche Kontakte. Geschäftsfreunde verwenden derartige ERP-Module möglicherweise bereits. Auch gute Kunden geben gerne Tipps. Hier bietet sich die Möglichkeit an, sich die Anwendungen einmal in der Praxis anzuschauen.

Eine andere Möglichkeit sind Demoversionen, die ausgewählte ERP-Serviceanbieter gerne vor der tatsächlichen Nutzung des Systems für einen gewissen Zeitraum bereitstellen. Mit der Wahl des richtigen ERP-Systems verbessert sich der Arbeitsalltag in Agenturen deutlich erkennbar. Die Zeit- und Kostenersparnis durch die Langzeit-Anwendung des ERP-Systems überwiegen die möglicherweise etwas höheren Einführungskosten. Den größten Erfolg erzielen jedoch Agenturen und Unternehmen, die sich für eine Kombination aus dem ERP-System für Agenturen, der CRM-Software und CMS entscheiden.

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