Dieser Artikel widmet sich dem Bewerbungsgespräch und allem, was Du dazu wissen musst. Damit auch Du professionelle Bewerbungsgespräche führen kannst und Dein Unternehmen dadurch unweigerlich erfolgreicher wird, habe ich im Folgenden viele Infos und Tipps gesammelt, welche sich alle rund um Vorstellungsgespräche drehen. Manches wirst Du vermutlich schon wissen, anderes wird für Dich Neuland sein, insgesamt wartet hier jedoch viel Mehrwert auf Dich!
Warum ist das Bewerbungsgespräch für Unternehmer so wichtig?
Als Unternehmer kommst Du früher oder später in die Situation ein Bewerbungsgespräch zu führen, weil Du neue Arbeitskräfte benötigst bzw. Du die zu bewältigende Arbeit entweder nicht mehr alleine schaffst oder Dein schon bestehendes Team dafür noch erweitert werden muss. Wenn das passiert, liegt es an Dir den bestmöglichen Bewerbungsprozess durchzuführen, um eben bestmögliche Mitarbeiter für Dein Unternehmen zu gewinnen.
Falls Du jetzt denkst, dass so ein Bewerbungsprozess bzw. ein Bewerbungsgespräch doch kein großes Ding wäre, oder man ja nicht viel falsch machen könne, hoffe ich, dass ich Dich vom Gegenteil überzeugen kann. Ich möchte Dich vom Gegenteil überzeugen, weil ein Bewerbungsgespräch erstens extrem viele mögliche Fehlerquellen enthält und zweitens gleichzeitig unglaublich wichtig für Dein Unternehmen ist.
Der Erfolg Deines Unternehmens wird unweigerlich und zwar maßgeblich durch die Kompetenzen und das Zusammenspiel Deiner Mitarbeiter mitbestimmt bzw. beeinflusst. Gerade ein noch recht junges Unternehmen hat weder die finanziellen Mittel noch die Kraft sich ungeeignete Mitarbeiter leisten zu können (da häufig die Anzahl der Angestellten noch relativ gering ist). Wenn Du z. B. nur 3 Mitarbeiter besitzt und mindestens einer von ihnen eine echte Fehlbesetzung ist, dann gefährdet dieser Umstand Dein Unternehmen unnötig. Dies ist unnötig insofern, als dass diese Fehlbesetzung vermutlich vermeidbar gewesen wäre, wenn Du beim Vorstellungsgespräch ein wenig besser vorbereitet gewesen wärst!
Das Zeitalter des Employer Brandings
Es ist unerlässlich sich vor Augen zu führen, dass sich bei einem Bewerbungsgespräch nicht nur der Bewerbende als Arbeitnehmer bewirbt, sondern sich auch der Arbeitgeber um potentielle Mitarbeiter wirbt! Nicht nur der Bewerber sollte deshalb versuchen, sich von seiner besten Seite zu zeigen, auch Du als Arbeitgeber solltest danach streben. Du musst selbst demnach darum bemüht sein, ein möglichst fehlerfreies Bewerbungsverfahren zu gewährleisten. Denn mögliche Fehler, können z. B. sein:
- Aufgrund Deines nicht optimalen Bewerbungsverfahrens bzw. eines unzureichenden Bewerbungsgespräches verabschieden sich hochqualifizierte Bewerber, weil sie durch die unprofessionelle Vorgehensweise des möglichen zukünftigen Arbeitgebers abgeschreckt sind. Das kann dazu führen, dass die besten Bewerber Deinem Unternehmen den Rücken zukehren und Dir nur die weniger gut geeigneten Bewerber für eine Einstellung übrig bleiben…
- Noch schlimmer wäre jedoch, wenn Du aufgrund eines fahrlässigen Bewerbungsverfahrens/-gesprächs einen völlig ungeeigneten Mitarbeiter einstellst und dieser daraufhin durch seine Unfähigkeit Deinem Unternehmen bzw. dem Erfolg des Unternehmens schadet. Dies könnte durch ein Bewerbungsgespräch passieren, welches nicht in ausreichendem Maße die Eignung der Bewerber bzw. ihre Passgenauigkeit für das Unternehmen überprüft.
Man kann sagen, dass die Bewerbungsunterlagen samt Anschreiben eine notwendige Bedingung für das Bewerbungsverfahren und eine Einstellung sind, jedoch ist das Bewerbungsgespräch das eigentliche Herzstück eines Bewerbungsverfahrens. Denn erst dort zeigt sich, ob der Bewerber wirklich ins Unternehmen passt und somit eine wahre Bereicherung für das eigene Unternehmen darstellt. Damit dabei nichts schief geht, habe ich diesen Artikel verfasst!
Im Folgenden nähern wir uns gemeinsam dem Thema in drei Teilen:
- die Vorbereitung auf das Bewerbungsgespräch
- das eigentliche Bewerbungsgespräch
- die Nachbereitung des Bewerbungsgesprächs werden chronologisch behandelt.
Die Vorbereitung auf das Bewerbungsgespräch
Du solltest nicht unvorbereitet in ein Bewerbungsgespräch gehen. Es ist sehr wichtig, dass Du Dich gut darauf vorbereitest, um die besten Leute einstellen zu können. Das Ziel ist es im Voraus nur die besten Bewerber zu identifizieren und auch nur diese zu einem Bewerbungsgespräch einzuladen. Dadurch musst Du keine Zeit mit ohnehin uninteressanten Bewerbern zubringen, dies ist aus Arbeitgebersicht sinnvoll und ebenso aus Sicht der Bewerber. Denn auch ein Bewerber hat kein Interesse daran bei einem Bewerbungsgespräch anzutanzen, bei dem er ohnehin keine Chancen auf Beschäftigung hat.
Nach welchen Kriterien sollte gefiltert werden?
Doch wie filtert man die besten Bewerber aus dem Bewerberpool heraus? Das wichtigste im Vorfeld ist es, die Bewerbungsunterlagen der Bewerber intensiv zu Sichten. Fragen, welche Dich hierbei leiten sollten sind solche wie:
- Sind die Bewerbungsunterlagen vollständig?
- Ist der Lebenslauf vollständig bzw. weist er größere unklare Lücken auf?
- Sind alle, für die Stelle benötigten, Qualifikationen in ausreichendem Maße vorhanden?
- Gibt es vielleicht sogar Bewerber welche merklich besser qualifiziert sind, als es die Stelle eigentlich verlangt?
- Sind Referenzen früherer Arbeitgeber vorhanden?
Nach der gründlichen Sichtung der Bewerberunterlagen solltest Du geeignete Kandidaten identifiziert haben, welche für ein Vorstellungsgespräch eingeladen werden sollten.
Rechtzeitig vor dem Bewerbungsgespräch solltest du in die Planungsphase des Gesprächs übergehen. Die Planungsphase sollte einen konkreten Gesprächsleitfaden hervorbringen, mit dem das Vorstellungsgespräch sehr gut und viel leichter gemeistert werden kann. Der Gesprächsleitfaden sollte den groben Ablauf des Bewerbungsgesprächs enthalten und die wohlüberlegten Fragen an die Bewerber.
Ein Vorstellungsgespräch sollte mehrere Phasen besitzen
- Beginne das Gespräch mit Smalltalk
- daraufhin folgt das Kennenlernen des Bewerbers
- im Anschluss die Vorstellung des eigenen Unternehmens/der Stelle
- danach eine Rückfragerunde
- und zum Gesprächsende hin die Information, wie der Bewerbungsprozess nun weitergeht und die förmliche Verabschiedung.
6 Tipps für die Zeit vor dem Bewerbungsgespräch
- Stellenausschreibungen müssen geschlechtsneutral (und altersneutral) formuliert sein, sonst machst Du Dich gegebenenfalls juristisch angreifbar. Da Formulierungen, welche nicht in gewissen Hinsichten neutral formuliert sind, gegen das Diskriminierungsverbot verstoßen.
- Bei der Vorbereitung deines Gesprächsleitfadens und vor allem bei der Planung des Fragenkatalogs solltest Du darauf achten, nicht nur die bekanntesten/gängigsten Bewerbungsfragen abzufragen (bzw. nicht nur 0815-Fragen/Standardfragen zu verwenden). Es ist heutzutage unglaublich einfach geworden sich als Bewerber im Vorfeld eines Vorstellungsgespräches die gängigen Fragen sowie gute Antwortvorschläge im Netz zu beschaffen. Das bedeutet für den Interviewer jedoch auch, dass er unter umständen kaum bis keine Antworten von dem Interviewten selbst erhält, da dieser lediglich auswendig gelerntes aus dem Netz reproduziert. Dieses Muster kann gerade durch unkonventionelle Fragen unterbrochen werden, auf die man sich in der Regel nicht vorbereitet.
- Als Gastgeber des Bewerbungsgesprächs gehört es dazu zumindest eine Auswahl an Getränken vorrätig zu haben und diese dem Bewerber auch anzubieten. Diese Geste wird nicht unbedingt erwartet aber eigentlich immer positiv aufgenommen und sie wirkt auch einem trockenen Mund des Bewerbers entgegen.
- Es kann unter Umständen sinnvoll sein im Vorfeld eine Internetrecherche zu den jeweiligen Bewerbern durchzuführen. So kann man sich möglicherweise ein umfassenderes Bild zu den Bewerbern machen. Der Zweck sollte jedoch nicht Stalking bei Facebook sein, sondern vielmehr: interessante Informationen zu den Bewerbern in Netzwerken wie Xing/LinkedIn oder z. B. in ihren eigenen Blogs zu finden.
- Zur Überprüfung der Hard skills kann, alternativ zu einem aktiven Nachhaken im eigentlichen Bewerbungsgespräch, z. B. ein Telefonat im Vorfeld wahre Wunder wirken. Hard skills sind die eigentlichen fachlichen Fähigkeiten (demgegenüber sind Soft skills die über das fachliche hinausgehende Kompetenzen z. B. persönliche/soziale Kompetenzen). Durch das Überprüfen der Hard skills – in einem Vorabgespräch – kann man fachlich ungeeignete Bewerber im Vorfeld aussortieren und spart so seine wertvolle Zeit, die für ein späteres Bewerbungsgespräch draufgegangen wäre!
- Vergiss nicht, dass Du im Namen Deines Unternehmens um Bewerber auf dem Arbeitsmarkt buhlst/kämpfst. Es gibt neben Deinem Unternehmen noch unzählige weitere mögliche Arbeitgeber und wenn man nicht nur diejenigen einstellen möchte, die kein anderer einstellen möchte, dann sollte man sich intensiv um fähiges Personal bemühen. Deswegen bewirbst Du Dich mit Deinem Unternehmen bei potentiellen Arbeitnehmern und sie bewerben sich bei Dir. Ein Bewerbungsprozess und auch das Vorstellungsgespräch selbst sind ein gegenseitiges Umwerben und keine Einbahnstraße!
Das Bewerbungsgespräch – Der Ablauf
Zu Beginn des Bewerbungsgespräch kannst Du aktiv zur Verringerung der Anspannung des Bewerbers beitragen (für viele Leute sind Vorstellungsgespräche emotionale Ausnahmesituationen). Dies machst Du am besten indem du mit Smalltalk beginnst z. B. mit Fragen wie die Anreise verlief oder ein Kommentar/eine Frage zum Wetter. So lockerst du bereits zu Beginn die Atmosphäre und kannst daraufhin direkt zur Vorstellung der anwesenden Personen übergehen (Name und Funktion im Unternehmen sollte genannt werden).
Damit wären wir bei einem weiteren wichtigen Punkt angelangt. Wenn Du bereits Mitarbeiter hast, ist es sinnvoll ein Bewerbungsgespräch mit einem oder zwei weiteren Mitarbeiter zu führen. So kann einer protokollieren und der andere sich ganz auf das zu führende Gespräch konzentrieren. Darüber hinaus gibt es auf diesem Weg zwei (oder mehr) vollwertige Eindrücke über den Bewerber und nicht nur den eigenen subjektiven.
Bewerbungsgespräch führen – Alleine oder gemeinsam?
Wenn Du das Gespräch allein führst (wozu ich eigentlich nicht raten würde), solltest du jedoch ebenfalls wenigstens so gut wie möglich das vom Bewerber geäußerte schriftlich festhalten, um so im Nachhinein nicht durch Deine Erinnerung zu sehr getäuscht zu werden und eine gewisse Vergleichbarkeit zwischen den Bewerbern herstellen zu können.
Mehr Meinungen bzw. mehr Eindrücke zu einem Bewerber kommen der Wirklichkeit jedoch einfach näher! Z. B. hat jeder Mensch gute wie auch schlechte Tage und an den einen wird man eher einer Einstellung eines Bewerbers zugeneigt sein und an anderen Tagen eher abgeneigt sein.
Auch dieser Effekt lässt sich hervorragend durch mehrere am Vorstellungsgespräch beteiligte Personen aus dem Betrieb eliminieren. Es sollte jedoch bereits vor dem Bewerbungsgespräch festgelegt sein, welche Sitzordnung besteht sowie wer das Gespräch leitet und wer protokolliert. Dies verhindert überflüssige Diskussionen etc. während der Bewerber anwesend ist.
Achte bei dem Bewerber auch darauf, ob er dem Anlass angemessen gekleidet ist!
Nachdem Du in das Gespräch eingestiegen bist sollte das Gespräch langsam zum Kennenlernen übergehen. Stell ruhig Fragen zu den Bewerbungsunterlagen, zu Lücken im Lebenslauf, zu anderen Unklarheiten, bzw. zu Dingen/Tätigkeiten, die für Dein Unternehmen von Interesse sind.
Darüber hinaus sollte durch die Fragen auch ersichtlich werden ob der Bewerber über Informationen zu dem Unternehmen verfügt (bei dem er sich bewirbt) sowie zu der Branche (in der das Unternehmen tätig ist). Neben den individuellen Nachfragen zu den Qualifikationen des Bewerber und seinem Lebenslauf gibt es etliche Fragen, welche sich in Interviews bewährt haben.
Klassische Fragen an Bewerber, welche sich bewährt haben sind z. B:
- Erzählen Sie mir ein bisschen über sich.
- Was wissen Sie über unser Unternehmen?
- Aus welchem Grund haben Sie sich bei uns beworben?
Dies sind nur drei und es gibt unzählige weitere, such einfach nach Fragen, welche gut für Dich funktionieren oder überlege Dir bei Bedarf selbst welche.
Was bringen Tests & Aufgaben wirklich?
Tests oder Aufgaben sind manchmal ein angemessenes Mittel, um einen Eindruck von der Arbeitsweise/den Fähigkeiten der Bewerber zu erhalten – dies ist auch eine sinnvolle Strategie um Angaben aus dem Bewerbungsschreiben zu überprüfen. So können z. B. angegebene Sprachkenntnisse im Vorstellungsgespräch überprüft werden, indem man in die angegebene Sprache wechselt und so die Sattelfestigkeit des Gegenübers testet. Als Alternative zu Tests können auch fachspezifische Fragen gestellt werden, um den Bewerber auf mögliche Falschangaben hin abzuklopfen (z. B. Fragen zu technischem Wissen/Software/Programmierung etc.).
Beuge Missverständnisse durch detailliert Angaben vor
Nachdem das Kennenlernen des Bewerbers erfolgreich gemeistert wurde, solltest Du zur Vorstellung des Unternehmens/der vakanten Stelle übergehen. Vor allem die Informationen zur freien Stelle sind wichtig, da sie möglicherweise bestehende Missverständnisse/ falsche Vorstellungen gleich zu beginn ausräumen können.
Dies kann allen beteiligten Aufwand und Zeit ersparen (z. B. wenn die Vorstellungen des Bewerbers derart gegensätzlich sind, dass nach diesen Informationen eine Weiterführung des Bewerbungsverfahrens schlichtweg nicht sinnvoll erscheint). Du solltest bei dieser Gelegenheit ebenfalls auch auf die Arbeitsbedingungen der Stelle eingehen (Arbeitszeiten, Gehalt, Tätigkeiten etc.).
Gegenseitig Fragen stellen
Im Anschluss daran solltest Du dem Bewerber die Möglichkeit einräumen, bestehende Rückfragen zur Stelle und dem Unternehmen zu stellen. Dies ist nicht nur fair, weil der Bewerber bis dahin intensiv ausgefragt wurde, sondern auch selbst ein spannender Aspekt aus Arbeitgebersicht. Denn wenn sich der Bewerber gut vorbereitet hat und sich über Dein Unternehmen bestmöglich informiert hat, dann sind ihm vermutlich unweigerlich Fragen in den Sinn gekommen und anhand dieser kann man wiederum selbst viel über den Fragesteller in Erfahrung bringen.
Zum Abschluss des Gespräches gilt es dann lediglich noch den weiteren Bewerbungsprozess möglichst transparent zu kommunizieren. Also anzusprechen wie es im Folgenden weitergeht. Welche Fristen geplant sind, sich bei dem Bewerber zurückzumelden, wie die weiteren Schritte aussehen (z. B. evtl. ein weiteres Bewerbungsgespräch) etc.
4 Tipps für das Bewerbungsgespräch
Gespräch = Dialog
Achte unbedingt darauf, dass das Bewerbungsgespräch auch ein BewerbungsGESPRÄCH ist und kein Monolog des Gesprächsleiters. Das bedeutet, es ist zwar sinnvoll auch sein eigenes Unternehmen zu bewerben aber jedoch nicht zulasten der Redezeit des Bewerbers. Denn es geht ja auch gerade darum sich gegenseitig kennenzulernen und das funktioniert schlichtweg nicht in Form eines Monologes. Im Idealfall stellen im Laufe des Gesprächs beide Parteien Fragen und beteiligen sich an eben diesem Gespräch und können so in einer für beide Seiten angenehmen Atmosphäre durch das Gespräch schippern. Das bedeutet auch, dass Du dafür sorgen solltest, dass das Gespräch keinen Verhörcharakter bekommt. Ein Gespräch auf Augenhöhe ist das Ziel und es sollte versucht werden ein eben solches zu ermöglichen.
Bleibe unvoreingenommen
Der erste Eindruck mag täuschen, versuche unvoreingenommen zu bleiben, um auch Menschen eine Chance zu geben, deren erster Eindruck ihren eigentlichen Fähigkeiten und ihrem Potential nicht gerecht wird!
Gute Manieren
Lass den Bewerber aussprechen, gleiches erwartest Du auch von ihm. Das Unterbrechen des Gegenübers oder seine Sätze zu vervollständigen etc. wirkt nicht sympathisch sondern eher rüpelhaft und gilt es absolut zu vermeiden. Abgesehen davon, dass dieses Vorgehen sehr unhöflich wirkt, verbaust Du Dir die Möglichkeit möglicherweise spannende Informationen und Angaben des Bewerbers zu erhalten, wenn du ihn z. B. unterbrichst oder seine Sätze vervollständigst!
Bleibe ehrlich & versprich nicht das Blaue vom Himmel
Es sollte darauf verzichtet werden, falsche Zusagen an Bewerber zu machen. Z. B. die Zusage von schnellen Aufstiegschancen (die eigentlich aber gar nicht existieren noch geplant sind), oder eine unrichtige Beschreibung in Bezug auf die auszuübenden Tätigkeiten (die in der Realität doch merklich anders aussehen und so möglicherweise/vermutlich zur Frustration beim Beschäftigten führen).
Derartige Strategien zu fahren, um potentielle Mitarbeiter als Beschäftigte in sein Unternehmen zu holen, wird langfristig dem Unternehmen schaden, da es zu unzufriedeneren Mitarbeitern sowie zu einer größeren Fluktuation (von Mitarbeitern) im Unternehmen führen wird.
6 Tipps für die Zeit nach dem Bewerbungsgespräch
Im Folgenden gebe ich Dir eine Aufzählung möglicherweise interessanter Gesichtspunkte, welche im Anschluss eines Vorstellungsgespräches relevant werden können.
Soft & hard Skills sind gleichermaßen wichtig
Man sollte beachten, dass ein Bewerber fachlich und charakterlich ins Unternehmen passen muss. Deswegen kann es durchaus sinnvoll und richtig sein, einen Bewerber einzustellen, der ein wenig schlechtere fachliche Fähigkeiten zu haben scheint, dafür aber charakterlich Perfekt ins Unternehmen passt. In der Regel ist es nämlich der Fall, dass es wesentlich leichter ist fachliche Lücken schnell zu schließen, als den unpassenden Charakter eines potentiellen Mitarbeiters an sein Unternehmen anzupassen. Letzteres ist vermutlich schwierig bis unmöglich und stellt eine vermeidbare Mehrbelastung des Unternehmens dar!
Es muss nicht nur bei einem Gespräch bleiben
Bei zentralen Positionen oder bei Führungspositionen können Mehrfachgespräche sinnvoll sein. Es findet dann also nach dem eigentlichen Bewerbungsgespräch noch ein weiteres Gespräch statt, wahlweise formell (im Unternehmen) oder informell (bei einem Essen oder einem Kaffee), um zu überprüfen, wie gut der Bewerber ins Unternehmen passt bzw. um ihn besser kennenzulernen und ihn noch ein wenig auf Herz und Nieren zu prüfen.
Probearbeiten kann sinn machen
Auch das Probearbeiten ist eine hervorragende Möglichkeit die Eignung des Bewerbers für das eigene Unternehmen zu überprüfen. So lernt man einiges über ihn als Menschen, wie auch über seine Arbeitsweise, darüber hinaus kann das Team ihn kennenlernen und erhält auch einen Eindruck, den es wiederum an Dich Feedbacken kann.
Ignoriere dein Bauchgefühl nicht, aber bleibe trotzdem rational
Selbst das Bauchgefühl solltest Du bis zu einem gewissen Grad mit in deine Entscheidung einfließen lassen. Wenn Du z. B. ein ungutes Bauchgefühl beim Bewerbungsgespräch hattest, obwohl Du nicht wirklich sagen kannst, was Dich bei dem Bewerber gestört hat, solltest Du vll. auf Dein Bauchgefühl hören.
Denn unbewusst nehmen wir mehr wahr, als man vielleicht glaubt. So kann es sein, dass wir Signale des Gegenüber aufgenommen haben und deswegen ein ungutes Gefühl bei diesem Bewerber haben und dies durchaus berechtigt ist, obgleich wir nicht genau benennen können, was nicht stimmte.
Wenn Du Deinen Wunschkandidaten gefunden hast, mach Dich darauf gefasst, dass die anstehende Vertragsverhandlung eigentlich immer in einem Kompromiss resultieren wird. Dies ist jedoch nicht schlimm, da es ein völlig normales Ergebnis der Vertragsverhandlungen ist.
Bewerberpool aufbauen
Du solltest nicht zu schnell Absagen an die Bewerber schicken, welche Du eigentlich nicht nehmen möchtest (bzw. welche nicht die erste Wahl sind), wenn Du Dich für einen anderen Bewerber entschieden hast. Es ist nämlich durchaus möglich, dass Dein Wunschkandidat selbst noch abspringt und Du dann ohne einen einzigen willigen Bewerber im Regen stehst. Da auch Bewerber häufig mehrgleisig fahren, ist es sicherer, die Absagen erst zu verschicken, wenn der Wunschkandidat den Vertrag unterschrieben hat
Tipp: AGG (Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz) beachten
Bewerber dürfen in Vorstellungsgesprächen bei unzulässigen Fragen lügen (deswegen solltest Du diese am besten gar nicht stellen, so verhindert man auch eine mögliche rechtliche Angreifbarkeit):
- Fragen nach Schwangerschaft/ Wehr-, Zivildienst, Parteizugehörigkeit, Gewerkschaftsmitgliedschaft, Rasse, Ethnische Zugehörigkeit – sind nicht erlaubt!
- Bei Religiösen Arbeitgebern sind Fragen zulässig zu: Religionszugehörigkeit, sexueller Identität
- Nur bei Gesundheitsberufen darf man nach bestehenden/ansteckenden Krankheiten Fragen z. B. AIDS fragen, wenn sich diese Krankheit auf die Ausübung des Berufes auswirken könnte
Zusammenfassung Bewerbungsgespräch
- Bereite Dich gewissenhaft und gründlich auf die einzelnen Bewerber vor und halte Dich beim Bewerbungsprozess an gesetzliche Vorgaben!
- Fertige Dir einen gut funktionierenden Gesprächsleitfaden an und versuche Dich möglichst an ihn zu halten (es sei denn die Situation erfordert anderes von Dir)
- Lade nur die besten Bewerber ein
- Gehe mit den Bewerbern so um, wie Du wollen würdest, dass man mit Dir umgeht (Höflichkeit/auf Augenhöhe) + Das Ziel ist ein BewerbungsGESPRÄCH und kein Bewerbungsmonolog!
- Auch die Nachbereitung ist wichtig: Sage nicht zu schnell ab, führe gegebenenfalls weitere Gespräche und werte das Bewerbungsgespräch aus (mithilfe des angefertigten Protokolls)