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Angebot schreiben – So sicherst Du Dir neue Kunden

Ein Angebot an potentielle Kunden zu schreiben klingt im ersten Moment banal, doch wer einen genauen Blick auf dieses Thema wirft stellt schnell fest, dass es einiges zu beachten gibt. Schließlich ist das Angebot, möglicherweise nach der ein oder anderen Mail oder einem ersten Telefonat, oft der erste offizielle Kontaktpunkt mit einem zukünftigen Kunden. Dementsprechend wichtig ist es auch, hie...

Ein Angebot an potentielle Kunden zu schreiben klingt im ersten Moment banal, doch wer einen genauen Blick auf dieses Thema wirft stellt schnell fest, dass es einiges zu beachten gibt. Schließlich ist das Angebot, möglicherweise nach der ein oder anderen Mail oder einem ersten Telefonat, oft der erste offizielle Kontaktpunkt mit einem zukünftigen Kunden. Dementsprechend wichtig ist es auch, hier gleich einen professionellen Eindruck zu hinterlassen – und das Angebot so zu gestalten, dass es wirklich zur Auftragserteilung einlädt.

Warum brauchst Du ein Angebot?

Je nach Branche kommt einem Angebot unterschiedliche Bedeutung zu. Häufig ist es so, dass Menschen, die an einem Produkt oder einer Dienstleistung interessiert sind, sich gerade bei teuren Gütern schnell ein individuelles Angebot zusenden lassen. Nun bist Du am Zug, ein solches Dokument zu übermitteln, das auch tatsächlich verkauft. Das Angebot wird nicht umsonst gerne auch als der „stille Verkäufer“ beim Kunden bezeichnet.

Wichtig ist, auf eine Anfrage nicht nur schnell zu reagieren, sondern das gewünschte Angebot auch gezielt zu formulieren, um auf individuelle Anfragen einzugehen. Im Fokus sollen sehr klare Formulierungen stehen, Übersichtlichkeit und abschließende Handlungsempfehlungen, die erklären, wie nun die nächsten Schritte zur Bestellung aussehen. Kurz gesagt: ein gutes Angebot macht es möglichen Kunden nicht nur einfacher, sich einen genauen Überblick zu verschaffen, sondern es zeichnet potentiellen Kunden auch den weiteren Weg vor.

Pflichtangaben eines Angebots

Bei einem Angebot solltest Du genauso detailliert arbeiten wie bei der Rechnungserstellung. Die Basis bildet ein professionell gestalteter Briefkopf, idealerweise mit Deinem Firmenlogo. Selbstverständlich musst Du auch die Anschrift Deines Unternehmens und die des Kunden, sowie das Datum und einen passenden Betreff angeben.

Bei der Gestaltung eines Angebots musst Du im Hinterkopf behalten, dass dieses Dokument rechtsverbindlich ist. Fehler solltest Du daher unbedingt vermeiden. In weiterer Folge gilt es ein gutes Gleichgewicht aus einer möglichst exakten Produkt- oder Leistungsbeschreibung und der übersichtlichen Darstellung dieser Beschreibung zu finden. Alle Kosten solltest Du als Einzelpreise aufschlüsseln, auch Rabatte und Steuersätze bzw. Steuerbeträge sind genau anzugeben. Abschließend musst Du die Beträge netto und brutto vermerken, ein Lieferdatum festlegen und die Zahlungskonditionen definieren.

Es ist empfehlenswert das Angebot bis zu einem bestimmten Datum zu befristen und auch auf die AGB zu verweisen. Idealerweise werden die AGB dem Angebot direkt beigelegt. Zusätzlich solltest Du auch erwähnen, wie das Angebot konkret angenommen werden kann, also beispielsweise nur in schriftlicher Form.

Last but not least gibst Du an, ob das Angebot unverbindlich ist oder welche Änderungen bis wann und in welcher Form noch denkbar sind.

Wie lange ist Dein Angebot gültig?

Grundsätzlich solltest Du jedes Angebot zeitlich befristen. Vielleicht möchtest Du irgendwann Deine Preise anpassen oder es ist unklar, wie lange Du ausreichend Ressourcen zur Verfügung hast, um einen bestimmten Auftrag durchzuführen.

Deshalb ist eine konkrete, faire Frist ein fixer Bestandteil jedes guten Angebotes. Solltest Du einmal einen Fehler machen und etwa falsche Preise angeben, sende am besten umgehend ein neues Angebot zu. Solange kein Vertrag zustande gekommen ist, kannst Du das bisherige Angebot durch ein neues Angebot ersetzen.

Ist Dein Angebot rechtlich bindend?

Die Antwort in aller Kürze: Ja. Ein schriftliches Angebot ist ein verbindliches Dokument. Du kannst allerdings auf Deinem Angebot vermerken, dass dieses Angebot freibleibend oder unverbindlich ist. Auch der Vermerk „gültig nur so lange der Vorrat reicht“ ist eine gern genutzte Klausel.

Umgekehrt musst Du auf die weitere Vorgehensweise achten, wenn Du nur unverbindliche Angebote versendest. Nimmt ein Kunde dieses Angebot an, so ist seine Annahme wieder nur als Angebot an Dich zu verstehen. Du solltest somit den Auftrag nochmal final bestätigen, wenngleich auch Stillschweigen in diesem Fall als schlüssige Handlung und somit als gültige Willenserklärung zu deuten ist.

Versuche auf jeden Fall hier einen einheitlichen, klaren Ablauf in Deinem Unternehmen zu definieren. Mit einer finalen Auftragsbestätigung stellst Du sicher, dass auch dem Kunden klar ist, dass der Vertrag nun zustande gekommen ist.

Angebotsschreiben persönlich gestalten

Wie gelingt es nun ein Angebot so zu formulieren, dass es nicht nur informiert, sondern auch überzeugt?

Versuche alles, um die Wünsche Deines potentiellen Kunden in den Fokus zu stellen. Zu Beginn steht daher selbstverständlich eine persönliche Anrede, vermeide allgemeine Formulierungen wie „Sehr geehrte Damen und Herren!“. Anschließend verweist Du individuell auf den persönlichen Kontakt, etwa durch Formulierungen wie „Wie heute telefonisch besprochen…“. Bedanke Dich außerdem für das Interesse an einer Zusammenarbeit und nutze verbindliche Formulierungen, die eine Beziehungsebene herstellen können, etwa „Wie versprochen melde ich mich nach unserem heutigen Telefonat…“. Betone auch, dass Du die Wünsche und Anforderungen genau verstanden hast. Das kannst Du machen, indem Du beispielsweise besonders auf jene Punkte hinweist, die dem potentiellen Kunden im Erstgespräch wichtig waren.

Solltest Du Rabatte gewähren, mache auf diese explizit aufmerksam. Allerdings ist es wichtig, niemals einfach so eine Preisreduktion anzubieten – das lässt nur Fragezeichen zurück. Wenn Du einen Rabatt gibst, begründe diesen immer solide, etwa mit einer bestimmten Bestellmenge. Der Kunde muss immer im Klaren darüber sein, wie der Preis zustande kommt.

Die entscheidenden Faktoren für gute Formulierungen sind somit:

  • Persönlicher Touch
  • Individuelles Eingehen auf Kundenwünsche
  • Klare Struktur
  • Deutliches Aufzeigen von nächsten Schritten und Bestellmöglichkeiten

Zum Abschluss des Angebotes kannst du nochmals die Kontaktdaten der Ansprechperson nennen. Selbstverständlich sollte das Angebot auch signiert sein.

Angebot schreiben – Vorlagen und Muster

Wenn Du Dir unsicher bist, wie Du Deine Angebote nun genau gestalten solltest oder Dir Sorgen machst, dass das Verfassen mit großem Aufwand verbunden ist, so haben wir gute Neuigkeiten für Dich. Online gibt es sehr professionelle und kostenlose Angebotsvorlagen, die Du herunterladen kannst. Zusätzlich findest du dort auch eine Anleitung, wie Du die Vorlage am besten verwenden kannst.

Auch wenn du es eilig hast solltest Du Dir Zeit nehmen, um der Angebotsvorlage noch Deinen individuellen Touch zu verleihen. Du musst Deine Firmendaten übernehmen, ebenso dementsprechend die Leistungsbeschreibung und alle anderen relevanten Inhalte. Das Muster spart Dir jedoch viel Zeit beim grundlegenden Aufbau des Angebots und der ansprechenden Formatierung.

Fazit – so sicherst Du Dir neue Aufträge

Ob Du Aufträge bekommst oder nicht, wird von zahllosen Faktoren beeinflusst. Klar ist auf jeden Fall, dass dem Angebotsschreiben große Bedeutung zukommt. Von der optischen Gestaltung bis zur gezielten Formulierung ansprechender Textpassagen ist hier wirklich Perfektion gefragt. Kostenlose Angebotsmuster helfen Dir dabei, für den passenden Feinschliff musst Du jedoch selbst sorgen.

Mit dem Versenden eines sehr guten Angebotes hast Du schon große Schritte in Richtung Auftragsgewinnung getan. Trotzdem ist das noch kein Garant für mehr Aufträge, denn ist das Angebot erst einmal versendet, gilt es noch den Deal tatsächlich abzuschließen. Wie geht es also ab dem Zeitpunkt weiter, nachdem du das Angebot versendet hast?

Nachfassen und Abschluss sichern

Warte nicht, bis sich Deine potentiellen Kunden bei dir melden. Werde aktiv und kontaktiere sie, indem du höflich nachfragst, ob sie das Angebot erhalten haben, ob es weitere Dinge gibt, die noch im Angebot berücksichtigt werden sollten und ob es sonstige offene Fragen gibt. Wann Du mit dem berühmten „Nachfassen“ beginnen solltest, hängt ganz von Branche und Produkt ab – hier musst Du Dich auf Dein Bauchgefühl und Deine Erfahrung verlassen, um das ideale Timing zu finden.

Eine gute Möglichkeit ist auch, potentiellen Kunden nach einer Angebots-Mail nicht ein paar Tage später erneut eine Mail zu senden, sondern sie anzurufen. Beim telefonischen Kontakt kannst Du beispielsweise sagen, dass Du nur sicher gehen möchtest, dass das Angebot nicht im Spam-Ordner gelandet ist.

In diesem Gespräch musst Du darauf achten, dass es sich um eine unverbindliche, unaufdringliche Erinnerung handeln soll. Du willst Dich wieder in das Gedächtnis des Kunden rufen, aber ihn zu nichts drängen. Führe das Gespräch daher freundlich, locker und zurückhaltend. Oft reicht ein kurzes Telefonat völlig aus – gäbe es wirklich Unklarheiten, würden Dich die meisten anfragenden Unternehmen oder Personen ohnehin kontaktieren. Im Fokus steht also, sich von Mitbewerbern abzuheben, die Servicequalität des persönlichen Kontaktes in den Vordergrund zu stellen und sich in Erinnerung zu rufen.

After-Sales

Ist es geschafft und Du hast einen neuen Kunden gewonnen, so ist der Prozess noch nicht abgeschlossen. Nach dem Kauf ist vor dem Kauf – dementsprechend wichtig ist, dass auch alle Prozesse, die nach Kaufabschluss ablaufen, reibungslos und gut strukturiert sind. Du musst sicherstellen, dass Du als persönliche Ansprechperson und das Unternehmen generell gut in Erinnerung bleiben. Wieso also nicht einfach mal nach einiger Zeit anrufen und nachfragen, ob alles gut läuft und Zufriedenheit mit den gelieferten Produkten herrscht?

Ein stetiger, loser Kontakt mit Bestandskunden ist bereits die erste Vertriebsmaßnahme für neue, nachfolgende Aufträge. Achte also darauf, dass auch nach der Angebotslegung alle Abläufe ideal abgestimmt sind und ineinander greifen, um hier einen geschlossenen Sales-Kreislauf zu erschaffen, der zur Kundengewinnung, aber auch zur Kundenbindung, beiträgt.

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